CSPnews November 2011

Die Weltwirtschaft ächzt. Besonders im altehrwürdig industrialisierten Westen werden Misswirtschaft und weltweite Kräfteverschiebungen jetzt schmerzhaft spürbar: Staatsbankrotte, unrealistische Wechselkurse, soziale Unruhen, Börsenflimmern, … die Liste ist lang. Orakelnde Prognostiker produzieren sich in den Medien. Doch wohin die Wirtschaft sich in den nächsten Jahren entwickeln wird, steht in den Sternen. Schön ist, dass wir in der Schweiz (wohlverstanden in einem der Nervenzentren der Weltwirtschaft) bisher glimpflich davongekommen sind. Aber auch für die Schweiz gilt: Innovation, Technologie, Politik, Kultur verändern sich laufend. Und Unternehmen müssen lernen, sich laufend anzupassen und immer besser zu werden.

Das werden wir aber offensichtlich nicht. Eine aus unserer Sicht erschreckende Studie der Universität Oxford und von McKinsey belegt dies für eine der Kernfähigkeiten für Verbesserungen: die Fähigkeit „erfolgreiches IT-Projektmanagement“. In der Studie wurden während zwei Jahren 1‘500 grosse IT-Projekte untersucht. Kernerkenntnisse daraus zu IT-Projekten sind: IT-Projekte...

• geraten 3 mal öfter ausser Kontrolle als Bauprojekte
• überschreiten ihre Termine jedes sechste Mal durchschnittlich um 70 %
• sind bei jedem sechsten Projekt 200 % teurer als budgetiert
• werden laufend schöngeredet (unehrliches Reporting)
• Risk Management versagt regelmässig
• zerstören oft Karrieren der verantwortlichen Manager

Extrem. Und trotzdem wird diesem Thema zu wenig Beachtung geschenkt. Obwohl die Meisten irgendwann eine eintägige Projektleiter-Schulung genossen haben: Programm- und Projektmanagement werden von den Unternehmen ungenügend weitergebildet und die Zusammenarbeit mit professionellen Projektmanagern wird intern oft abgelehnt, da es teuer scheint. Sparmassnahmen, negatives Beraterimage und Angst vor Kontrollverlust sind wohl die Hauptgründe.

Aber rechnen Sie selbst: Wenn ein 1-Millionen-Programm am Schluss 2 Millionen kostet und das Projekt doppelt so lange dauert, ist es 1 Million teurer geworden. Hätten Sie mit einer externen Unterstützung der CSP gearbeitet, hätten Sie – abzüglich unseres Honorars – fast 1 Million sparen können, Ihre Nerven geschont und wären als Unternehmung schneller und sicherer besser geworden. 

Viele Faktoren beeinflussen den Projekterfolg, und auch wir können ihn nicht garantieren. Aber wir geben alles, um in unserem Kerngeschäft für Sie die Besten zu sein. Pflege von 4 Kern-Knowhow-Gebieten, interner Erfahrungsaustausch, Qualitätssystem, laufende Aus- und Weiterbildung, Zertifizierungen, Beratungsinnovation, … wir investieren viel, um unsere Projektspezialisten optimal auszurüsten. Offensichtlich wirkt das, wie unsere gute Qualitätsstatistik belegt (http://www.csp-ag.ch/de-site/projekte/projekte_qualitaetssicherung.asp): Die meisten unserer Projekte sind erfolgreich im Zeit- und Terminrahmen.

Fazit für Sie: Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Sie ein grosses Vorhaben planen. Und sparen Sie damit Geld!

Ihr Sparschwein,
Alexander Colombi
Vorsitzender der Geschäftsleitung

Ressourcenmanagement, Projektplanung, Zeiterfassung, Issue Tracking –diese Themen sollen künftig bei der Goldbach Interactive (GBI) über ein einziges Tool transparent und steuerbar abgewickelt werden. Die CSP wurde beigezogen, um ein entsprechendes Projekt unter dem Namen GO! zu starten und die Evaluation von geeigneten Lösungen zu führen.

Die CSP traf bei der GBI vielfältige und hohe Erwartungen an: Auf der einen Seite steht der Wunsch nach einem Tool, das hilft Transparenz und Vereinheitlichungen in den internen Abläufen zu erwirken. Auf der anderen Seite soll die grosse Dynamik und Kreativität des stark expandierenden Unternehmens nicht behindert werden.

Um das begrenzte Budget für die externe Unterstützung, in diesem für die Online-Agentur aussergewöhnlichen Projekt ideal einsetzen zu können, schlug die CSP ein sehr pragmatisches und dennoch den gewohnt hohen Qualitätsanforderungen entsprechendes Vorgehen vor.

In einem zweitägigen Initialworkshop sollten mit leitenden Mitarbeitenden der GBI möglichst klare, gemeinsame Vorstellungen über die anzustrebenden Prozesse erarbeitet werden, aus denen die Tool-Anforderungen abgeleitet wurden. Parallel dazu wurden durch die CSP geeignete Tool-Kandidaten eruiert (Shortlist von 4 Tools aus über 40). Die CSP konnte mit ihren Erfahrungen (u.a. aus dem PPM-Tools Praxistest 2010) dazu beitragen, rasch eine Auswahl von geeigneten Kandidaten zu erstellen, die ihre Lösungen nach abgestimmten Mustern präsentieren konnten.

Durch die mit CSP ermöglichte Fokussierung auf die Prozessbetrachtung konnte die Tool-Diskussion und -Auswahl sachlich geführt werden. Ausserdem werden die erarbeitete Prozesslandkarte und die Prozessbeschreibungen nun auch für andere Zwecke, wie zum Beispiel zur Vorstellung der internen Abläufe für neue Mitarbeitende eingesetzt.

Ein solcher Tool-Entscheid kann nicht nur in einem KMU für rote Köpfe sorgen, wenn er nicht seriös vorbereitet und nachvollziehbar gefällt wird. Die Spezialisierung der CSP in den Gebieten Projektportfolio-Management, Prozessmanagement und Requirements Engineering verhalf der Goldbach Interactive zur unkomplizierten und doch fundierten und intern gut akzeptierten Evaluation dieses wichtigen Tools.

Im November 2010 hat die Gemeinde Flawil erstmals die Grenze von 10‘000 Einwohnern überschritten und gehört somit zu den 150 grössten Gemeinden der Schweiz. Gleichzeitig hat sich Flawil dem Aggloprogramm St.Gallen angeschlossen und ist seit 1. Januar 2009 eine Einheitsgemeinde.

Da die Themen E-Government, Social Media, Online-Schalter, moderne Informatik usw. für Flawil immer komplexer und unübersichtlicher wurden,  hat der Gemeinderat das Projekt eFlawil initiiert. Dieses hatte zum Ziel, die richtigen Projekte und Massnahmen im Rahmen einer Strategieplanung über die nächsten Jahre zu evaluieren und priorisieren. Dabei stehen die Optimierung interner Abläufe sowie die Prozesse mit den Einwohnern und anderen öffentlichen Verwaltungen im Zentrum.

Die CSP hat diese Strategieplanung geleitet und beraten. Diese umfasste folgende Hauptaktivitäten:

• Durchführen einer Standortbestimmung sowie Erhebung Ist-Situation und Bedürfnisse in allen Abteilungen
• Entwurf von Grundsätzen einer umfassenden E-Government- und IT-Strategie
• Definieren und Priorisieren von Projekten und Massnahmen
• Erstellen des Strategieplans für die Jahre 2011 bis 2015

Es besteht nun ein Strategieplan mit detaillierter Dokumentation und bildet die Basis für zukünftige Diskussionen und die jährlichen konkreten Umsetzungsprojekte. Der Gemeinderat hat sich an einer Klausurtagung intensiv mit dieser Strategieplanung auseinandergesetzt. In einem ersten Schritt wurde die Institutionalisierung eines Lenkungsausschusses eFlawil (inkl. Pflichtenheft mit Funktionsdiagramm) in Auftrag gegeben. Dieser nimmt sich nun der Koordination und Information an, bietet im Sinne einer „Servicestelle“ Hilfestellungen und definiert Standards. Der Lenkungsausschuss nahm seine Arbeit in der zweiten Hälfte 2011 auf und begann mit dem Aufbau interner Rahmenbedingungen. Ab 2012 wird er die Gesamtplanung vorantreiben und konkrete Projekte initialisieren.

Laufende, interne Kommunikation begleitete den äusserst interessanten, kreativen und für alle Seiten gewinnbringenden Prozess der Strategieplanung in Flawil (Change Management).

Folgende Faktoren sind zentrale Herausforderungen für eine erfolgreiche Umsetzung:

• Berücksichtigung der wirklichen Kundenbedürfnisse
• Hohe Planungs-Flexibilität um neue Gegebenheiten adäquat in die Strategieplanung einfliessen zu lassen
• Awareness innerhalb der Gemeindeverwaltung schaffen für die komplexen, neuen Themen; inkl. Kommunikation, Schulungen, Involvierung in die Projekte etc.
• Eine nutzenorientierte Priorisierung im Rahmen der verfügbaren Ressourcen

Fazit: Gerade auch aus Sicht der knappen Finanzen und Mitarbeiterressourcen ist es für jede Gemeinde unerlässlich eine Strategieplanung im Bereich E-Government und IT vorzunehmen. In jedem Fall muss dieser Strategieplan (samt Prozess) flexibel handhabbar sein. Dabei war es bei Flawil von grossem Nutzen, eine Begleitung wie die CSP beizuziehen, welche eine externe Sicht und langjähriges E-Government Know-how aus vergleichbaren Projekten und unterschiedlichen Staatsebenen einbringen konnte.

Klassische Webauftritte als reine Informationsvermittler haben ausgedient. Der heutige Besucher eines modernen Webauftritts wünscht eine interaktive Umgebung, welche ihm passende, möglichst personifizierte Informationen und Funktionen anbietet. Der Internetauftritt eines Unternehmens wird zur Kommunikationsdrehscheibe, über welche die Kunden ihre Geschäfte mit dem Unternehmen effizient abwickeln können.
    
Die Finanzmarktaufsicht Liechtenstein beaufsichtigt die Finanzintermediäre (Banken, Versicherungen, Vermögensverwaltungsgesellschaften, Investmentunternehmen, Vorsorgeeinrichtungen, etc.) in Liechtenstein. Zwischen ihnen und der Aufsichtsbehörde findet ein reger Austausch von Informationen über verschiedene Kanäle statt.     

CoRe soll in einem ersten Schritt der Informationsvermittlung (Publikation) und künftig der elektronischen Abwicklung aller Geschäfte mit den Finanzintermediären (Weiterentwicklung Online Services) dienen. Das System CoRe interagiert mit internen FMA-Systemen (wie CRM und DMS) sowie externen Diensten des Landes Liechtenstein.

So kann auf der einen Seite jeder Finanzintermediär jederzeit den Stand seines Antrages verfolgen, zusätzliche Informationen hochladen und mit dem zuständigen FMA Mitarbeiter Meldungen austauschen. Der FMA Mitarbeiter auf der anderen Seite sieht auf einen Blick die ihm zugewiesenen, anstehenden Anträge und kann diese nach vordefinierten Workflows bearbeiten.

Die CSP unterstützt die FMA und deren Projektteam in der Anforderungs­analyse und der Evaluation nach dem Gesetz über das öffentliche Auftrags­wesen (ÖAWG) und wird CoRe auch während der Implementierung begleiten. Die FMA profitiert dabei vom breiten Wissen der CSP im Spezialisierungsthema Requirements Engineering sowie von unserer fundierten Erfahrung in Evaluationen und Einführung von IT-Lösungen.

Die CSP dankt ihren Kunden periodisch mit einer eigenen, kundenbezogenen Praxisstudie (CSPstudy). Die diesjährige CSPstudy ITöV befasst sich mit den IT-Trends in der öffentlichen Verwaltung.

Wie organisieren sich Kantone und grossen Städte bezüglich IT? Welche Ziele werden mit der IT-Strategie verfolgt? Welche Aufgaben werden selbst erbracht und was von extern bezogen? Diese und weitere Fragen beantwortet die CSPstudy ITöV. 11 Kantone und 3 Städte haben daran teilgenommen und zu den spannenden Resultaten im Rahmen der Interviews beigetragen. Herzlichen Dank allen Teilnehmenden!

Einige Resultate aus der druckfrischen CSPstudy dürfen wir Ihnen schon heute verraten:

• Alle Verwaltungen verfügen über eine IT-Strategie und sogar über eine eGov Strategie (oder entsprechende Aussagen in der IT-Strategie). Damit ist die Verwaltung weit über dem branchenübergreifenden Schnitt. Allerdings wird die tatsächliche Strategieumsetzung kaum verfolgt oder geprüft.
• Über die Hälfte der IT-Leistungen werden bereits heute durch eine zentrale IT-Abteilung erbracht. Zukünftig ist sogar eine vermehrte Zentralisierungstendenz erkennbar.
• Erstaunliche Resultate hat der Bereich Projektportfolio-Management (PPM) zu Tage gebracht. So wird das Thema PPM kaum intensiv verfolgt und meist nur für die Budgetierung verwendet. Ein durchgängiges, übergreifendes Controlling der IT-Projekte während der Projektlaufzeit wird selten gemacht. So existieren teilweise ähnliche IT-Projekte nebeneinander, ohne Erfahrungsaustausch oder gar Projektkombination. Trotzdem erscheint dieses Thema bei keiner Verwaltung unter den strategischen Projekten der nächsten 3 Jahre. 
• Die IT-Budgets in den Verwaltungen steigen weiterhin. Es wird jedoch betont, dass für die eingesetzten Mittel überproportional mehr Leistung geboten wird.
• Die Verwaltungen betreiben meist zentrale Rechenzentren. Dabei werden Rechenleistungen kaum ausgelagert. Die Rechenzenterkonsolidierung wird weiter zunehmen, womit die Komplexität reduziert wird.
• In praktisch allen Verwaltungen ist klar definiert, welche Leistungen von der zentralen IT bezogen werden müssen und dürfen. Wie die untenstehende Abbildung zeigt, wird die Software sowie die Hardware meist zentral evaluiert und beschafft.
  
  Abbildung: Wann muss die Leistung von der zentralen IT bezogen werden? Anzahl Nennungen (n=14, Mehrfachantworten möglich)
  
• Eine Zusammenarbeit in der IT unter den Verwaltungen existiert nur beschränkt. Oft handelt es sich eher um einen informellen Informationsaustausch. Die Verwaltungen betonen jedoch, dass Kooperationen zunehmend wichtig werden und wohl auch häufiger eingegangen werden.
• Die CSPstudy hat gezeigt, dass den Verwaltungen diverse Benchmarking-Informationen fehlen und die zur Verfügung stehenden Daten oft nur schwer auf die eigene Situation adaptierbar sind. So sind quantitative Werte kaum mit qualitativen Aussagen verbunden oder eine konkrete Leistungsdefinition und –abgrenzung fehlt. Insbesondere wären branchenübergreifende Kosten-/Preisübersichten für bestimmte Services und Prozesse gewünscht.

Interessieren sie sich für IT in der öffentlichen Verwaltung oder möchten sie die vollständige Studie lesen? Bestellen Sie sie ab heute unter diesem Link oder wenden Sie sich an michele.megroz@csp-ag.ch.

Die Einführung der SwissDRG (schweizerisches Fallpauschalensystem) und die Umsetzung des Spitalplanungs- und Finanzierungsgesetz stellen neue Herausforderungen an die Spitäler. Unstrittig ist dabei, dass der Wettbewerb zunehmen wird. Um das wirtschaftliche und qualitative Ergebnis eines Spitals und damit die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern, sind zwei grundsätzliche Stossrichtungen möglich: Erlössteigerung und/oder Kostenreduktion. Wir von der CSP haben dazu zwei QuickChecks für die Spitäler entwickelt:

• Mit unserem CSPquickcheck Medizincontrolling nehmen wir Einblick in den Prozess der medizinischen Leistungsdokumentation, Leistungserfassung, Medizincodierung und Leistungsabrechnung.
• Der CSPquickcheck OPS untersucht die Strukturen und Prozesse im OPS auf Optimierungspotenzial. Wie kann die OPS-Auslastung erhöht werden? Wie funktioniert die Kommunikation im OPS? Wie gut ist das Notfallmanagement?

Dazu Dr. med. Dietmar Krämer, Berater in der CSP: „Unsere CSPquickchecks sind praxisorientierte und schnelle Untersuchungen, die von erfahrenen Spitalpraktikern geführt werden. Sie belasten die Mitarbeitenden in den Spitälern kaum, liefern aber konkrete Empfehlungen, wo und wie Verbesserungen realisiert werden können. Durch Prozessoptimierungen im OPS lassen sich schnell mehrere Hunderttausend Franken im Jahr einsparen.“

Konkret werden den Spitälern in Form eines Management Reports nach Aufwand und Nutzen priorisierte Handlungsempfehlungen geliefert. Dieser soll den Spitälern als Entscheidungsgrundlage für die Priorisierung der allfällig anstehenden Herausforderungen dienen.

Die Erfahrung aus dem deutschen DRG System hat gezeigt, dass die grossen Aufgaben noch vor den Spitälern liegen. Dazu gehören z.B. das kontinuierliche Optimieren der medizinischen Prozesse, Digitalisierung der Patientenakten oder die Realisierung eines strategischen Medizincontrollings, welches wesentlich zum wirtschaftlichen Erfolg des Spitals beiträgt.

Es ist nicht die Frage ob, sondern nur wann und wie der entsprechende Veränderungs-Prozess aufgesetzt wird. Die CSP begleitet die Schweizer Spitäler beim anstehenden Paradigmenwechsel in der stationären Krankenversorgung.

Am 28.10.2011 konnten wir mit der CSPdegu 2011 einen erfolgreichen Kundenanlass in der Outback-Lodge im Sulzerareal in Winterthur durchführen. Dabei konnten ausgewählte australische Weine vom „Wyhus Ryf“ und exotische, australische Gaumenfreuden verköstigt werden – ein toller Abend! Wir danken allen Teilnehmern und Organisatoren, die zum erfolgreichen Gelingen des Anlasses beigetragen haben.

Herzlich willkommen in der CSP!

Seit Anfang Juni 2011 ist in unserer Niederlassung St.Gallen Herr Dr. Dietmar Krämer als Berater und Projektleiter tätig. Als Arzt mit einem Zusatzstudium in „Management von Gesundheits- und Sozialeinrichtungen“ ergänzt er ideal unser Team im Gesundheitswesen. Er ist u.a. Spezialist für Strategieentwicklung und –umsetzung, Spitalmanagement und Prozess-Engineering. Dabei hat er schon etliche Mandate geleitet wie z.B. in den Bereichen OP-Reorganisation/-Management, MIS oder Turnaround-Management in Spitälern. Wir freuen uns über diese Verstärkung unseres Teams!

Wir gratulieren:

Wir gratulieren Thomas Manser für seinen erfolgreichen Abschluss der BSI-Zertifizierung zum ISO 27001 Lead Autor. In Vorhaben zu Informationssicherheit sowie für Sicherheits-Audits kommt diese Zertifizierung für unsere Kunden besonders zu Gute.

Unsere Anna Brechbühl hat erfolgreich ihre Zertifizierung zum HERMES Swiss Project Team Professional (HSPTP) absolviert. Wir gratulieren ihr herzlich zu diesem Erfolg.

Auf Wiedersehen

Melina Zahn, bisherige Leiterin Backoffice, hat Mitte September die CSP verlassen, um an der Pädagogischen Hochschule Rorschach eine Ausbildung zur Primarschullehrerin zu beginnen. Wir danken Melina herzlich für ihren Einsatz und wünschen ihr alles Gute und viel Erfolg in ihrer neuen Laufbahn.