Als Expertin für Organisationsentwicklung wurde die CSP AG von Stadtpräsident Thomas Niederberger beauftragt, die ungleiche Arbeitslast in den Departementen der Stadt Kreuzlingen zu analysieren und Lösungsansätze zu entwickeln.
Die Strukturen der Stadtverwaltung waren gewachsen über die Zeit, entlang von Persönlichkeiten, politischen Schwerpunkten und gesellschaftlichen Entwicklungen. Mit Blick auf den anstehenden Wechsel im Gremium hat sich der Stadtrat entschlossen, die Arbeitsteilung zu überprüfen. Ziel war es, eine Aufgabenteilung zu finden, die in sich stimmig war, unabhängig von den aktuell in Verantwortung stehenden Personen. Und gleichzeitig sollten die Mitglieder des Stadtrats und die Angestellten der Verwaltung zufrieden mit der Aufgabenteilung sein.
Unser Lösungsansatz? Begonnen haben wir mit einem Workshop, an dem der Stadtrat mit den Abteilungsleitenden gemeinsam definiert hat, wie sich eine gute Arbeitsteilung im Alltag konkret auswirkt. So wurden die Erwartungen über die künftige Entwicklung abgestimmt. Danach haben zwei Teams konkrete Varianten der Neugestaltung erarbeitet und diese anschliessend mit den betroffenen Verwaltungsstellen diskutiert.
In diesem Projekt hat sich unsere Erfahrung bestätigt: Die optimale Aufgabenteilung zu finden, ist ein Prozess. Die geführten Diskussionen haben das gegenseitige Verständnis über Aufgaben, Wirkung und Rahmenbedingungen gestärkt. Die unterschiedlichen Ansichten über Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen sind jetzt transparent und wo nötig geklärt.
Wie geht’s weiter? Eine Arbeitsgruppe prüft nun im Detail die konkrete Umsetzung der vorgeschlagenen Aufgabenverschiebungen. Eine zweite Arbeitsgruppe verfolgt die Themen weiter, die für ein besseres Zusammenspiel von strategischen und operativen Aufgaben innerhalb der Departemente notwendig sind.
Das Vorhaben war erfolgreich, denn mit der Überprüfung hat die Stadt eine Aufgabenteilung erarbeitet, die breit abgestützt und akzeptiert ist. Der Stadtrat hat mit den Abteilungsleitenden zudem die Erfolgsfaktoren der Zusammenarbeit diskutiert und ist die Aufgabenteilung zwischen strategischer und operativer Ebene der Departemente angegangen. Die Stadt Kreuzlingen steht nun mit einem Fundament da, das ihr hilft, zukünftige Herausforderungen erfolgreich zu meistern.
Möchten auch Sie gewisse Aufgabenverteilungen überprüfen und neu bewerten? Dann melden Sie sich bei Ursula Berset.
Die CSP hat unseren Entwicklungsprozess strukturiert, vorangetrieben und zudem Spass reingebracht.
Thomas Niederberger
Stadtpräsident Kreuzlingen