Ablagefächer, Notizzettel und lokale Datenablagen haben ausgedient: die Pandemie hat den klaren Trend vorgegeben, dass Daten für Mitarbeitende möglichst digital zur Verfügung stehen müssen. Die Firma Microsoft bietet mit ihrer Software as a Service Plattform (SaaS) M365 eine geeignete Lösung.
Die Vorteile von M365, insbesondere Teams, liegen in der einfachen Erreichbarkeit und der papierlosen Arbeit. Durch die technischen Funktionen kann z.B. der Rettungsdienst über verschiedene Standorte übergreifend arbeiten und kommunizieren, was einen deutlichen Effizienzgewinn darstellt. Des Weiteren wird der Verlust von Informationen minimiert, was zu einer Qualitätssteigerung führt. Gesundheitsfachpersonen sind somit immer auf dem neuen Stand und müssen sich die Informationen nicht mehr aus verschiedenen Quellen zusammensuchen. Die Ärzteschaft profitiert davon, Befunde unter Einhaltung des Datenschutzes zu verschicken und auf die ärztliche Übergabe zuzugreifen – dadurch ist es möglich, von überall zu arbeiten. Die Nutzung von Messengern auf dem privaten Smartphone gehört somit endgültig der Vergangenheit an.
Was zunächst nach einem einfachen Vorhaben für Gesundheitseinrichtungen klingt, ist jedoch mit Hürden verbunden. Cloudbasiertes Arbeiten heisst, den Datenschutz sowie die Datensicherheit genau unter die Lupe zu nehmen: die bestehende Datenschutzfolgeabklärung (DSFA) muss für die neue Anforderung grundlegend überprüft, überdenkt und ggf. angepasst werden. Denn nicht nur die lokal gespeicherten Daten und Systeme erfordern einen Schutz, sondern auch alles, was in der Cloud gespeichert und verarbeitet wird.
Um den hohen Datenschutzanforderungen gerecht zu werden, ist es notwendig, die Vor- und Nachteile einer Cloud-basierten IT kritisch zu betrachten sowie die daraus resultierenden Risiken zu bewerten. Ausserdem gilt es zu definieren, welchen Massnahmen man ergreifen und wie stark man Risiken reduzieren kann und will. Je nach Kanton stehen dabei beratende kantonale Stellen unterstützend zur Verfügung; des Weiteren lassen sich externe Juristen beurteilend hinzuziehen. In diesem Zusammenhang gilt häufig vergessen, was passiert, wenn man nicht in die Cloud geht: verpassen wir damit Chancen, verlieren wir den Anschluss an die neusten Technologien und können wir weiterhin Talente anziehen, wenn wir auf die Cloud verzichten?
Als Massnahme aufgrund der Risikobetrachtungen sind «Verschärfungen» im Spitalumfeld notwendig: Mit der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) müssen sich die Mitarbeitenden mit einem mobilen Gerät authentifizieren und Gruppenlogins sind nicht mehr möglich. Ferner wird mit den sogenannten «Conditional Access» Regeln definiert, welche Person wie lange auf ein Dokument zugreifen darf und welche Personen davon ausgeschlossen sind.
Grundsätzlich ist die Umsetzung von M365 kein isoliertes und IT-getriebenes Projekt. Für eine erfolgreiche Einführung ist es notwendig, dass sowohl der Verwaltungsrat als auch die Geschäftsleitung das Projekt als strategische Initiative betrachten. Die Einführung stellt somit einen Change für das gesamte Unternehmen dar. Da der Betrieb im Unternehmen meist schon stark ausgelastet ist und der Change jeden Mitarbeitenden betrifft, ist es empfehlenswert, externe Unterstützung hinzuzuziehen.
Die Erfahrung hat gezeigt, Mitarbeitende eng im Projekt zu begleiten, da alle Berufsgruppen des Unternehmens Berührungspunkte mit M365 haben werden. Zum Erfolg ist ein kontinuierlicher Fokus auf das Change-Management sowie die Schulungen zu richten. Insbesondere die Schulungen stellen einen hohen Aufwand dar, welche einen erfahrenen Schulungspartner benötigen. Für den langfristigen Wissensaufbau und Effizienzgewinn gibt es auf dem Markt Schulungstools, welche den Mitarbeitenden zugutekommen. Dies stärkt nicht nur die Akzeptanz, sondern entlastet zusätzlich den Service Desk.
Mitarbeitende sind es bisher gewohnt, dass Softwareupdates zu bestimmten Zeitfenstern (z.B. jährlich oder halbjährlich) installiert werden. Auch hier findet ein Wechsel statt: Änderungen werden monatlich mit wachsenden Funktionen von Microsoft weltweit installiert. Durch die grosse Anzahl an Usern ist es im Interesse von Microsoft, Probleme schnell zu lösen.
Die Kosten für die Einführung von M365 lassen sich nicht pauschal zusammenfassen. Die Verwendung von M365 setzt beispielsweise voraus, dass jeder Mitarbeitende eine eigene Lizenz erhält. Da es unterschiedliche Lizenzmodelle gibt und jede einzelne Lizenz Geld kostet, haben die verschiedenen Lizenzstufen langfristige Kostenauswirkungen auf das Spital. Es empfiehlt sich, genug Zeit in die Abklärung zu investieren, welche Lizenz den Anforderungen im Spital entspricht, um nicht in eine Kostenfalle zu tappen. Microsoft bietet bei den verschiedenen Lizenzmodellen Beratung an und unterstützt das Projekt in deren Umsetzung.