CSPimpuls: PPM heute – Findings

An unserem zweiten CSPimpuls mit dem Thema «PPM heute» konnten wir vom Wissen und der Erfahrung vieler Experten und Teilnehmenden profitieren.

Gestartet wurde der Event mit einem Input von Lukas Bieri, Partner bei CSP AG. In seinem Referat gab er einen kurzen Überblick über das klassische Projektportfolio Management sowie Lean Portfolio Management und ging auf die Kernherausforderungen ein. Hier finden Sie einen Auszug aus seiner Präsentation.

In der anschliessenden Podiumsdiskussion sprachen Oliver Gisin Rovsing, Senior Berater / Projektleiter CSP AG, Katrin J. Yuan, Head of Excellence, Head of IT, Member of the DWP Executive Committee, AI Board Member und University Lecturer bei Swiss Life Group, Sylvain Jaquet, PPM-Manager, Controlling, Risk- & Processmanagement beim SECO, Fritz A. Zanzerl, Leiter IT beim Kanton Aargau und Tom Rezny, Leiter strategisches Projekt- & Investitionsmanagement beim Stadtspital Waid und Triemli über die Herangehensweise der angsprochenen Herausforderungen in der Praxis.

Zu guter Letzt tauschten sich alle Teilnehmenden und Experten an drei Marktständen zu den Themen Planung, Kapazitäten und Auswertungen aus. Das sind die Findings aus diesen Fokusgruppen:

Best Practice aus dem Marktstand:

• Geschaffene Transparenz ist der Kernnutzen der Portfolioplanung.
  U-Boot Projekte an die Oberfläche holen.
• Die Planung ist ein iterativer Prozess und muss eine gewisse Flexibilität aufweisen, um auf neue Engpässe, Anforderungen und Projekte reagieren zu können.
• Nebst allen Fakten spielt die Erfahrung und menschliche Abwägung eine wichtige Rolle in der Planung und Priorisierung.
• Es braucht Mut auch einmal «Nein» zu sagen und kritisch zu fragen: Was passiert wenn das Projekt (noch) nicht durchgeführt wird?
• Weniger ist mehr: Die Planungstätigkeiten müssen zielgerichtet ausgewählt werden.

Strategische Grundsätze:

• Eine gute Verankerung des PPM ist Voraussetzung, um die Unternehmensstrategie umzusetzen.
• Grundlagen für die Planung (Ressourcen, Finanzen, …) und Kriterien zur Priorisierung (Lebenszyklus, Politik, Risiken, Komplexität …) müssen bekannt sein.
• Der Priorisierungs- und Planungsablauf folgt idealerweise einem klaren Rhythmus innerhalb der Organisation und ermöglicht eine regelmässige und faktenbasierte Entscheidung, um das Portfolio zu steuern.

Bei Fragen zu den Auswertungen bezüglich Planung wenden Sie sich bitte an Claudia Glaus oder Lena Rammlmair.

Best Practice aus dem Marktstand:

• Eine realistische Kapazitätseinschätzung ist der Schlüssel einer erfolgreichen Planung.
• Um den Aufwand dem Nutzen anzupassen, empfiehlt es sich auf einer hohen Aggregationsstufe im Team (durchaus auch mit Nutzung der Schwarmintelligenz) grobe Schätzungen abzugeben und diese in eine konsolidierte Portfoliobetrachtung einfliessen zu lassen.
• Oft reicht eine auf Schlüsselressourcen eingeschränkte Planung, um das Gesamtportfolio besser zu steuern.
• Die Einschätzung der Kapazitätsrisiken (z.B. Fluktuation oder Fachkräftemangel) muss im Portfolio frühzeitig berücksichtigt werden.
• Überprüfung der getroffenen Annahmen immer mit Zahlen/Daten/Fakten, aber auch mit «Bauchgefühl» (Erfahrungen sammeln ist wichtig).

Strategische Grundsätze:

• Anzahl und Umfang der gestarteten Vorhaben werden abgestimmt auf den strategischen Aufbau der Firma.
• Entscheide zur Priorisierung müssen transparent sein und durchgängig gelebt werden.
• Es braucht klare Regeln, z.B. Verfügbarkeit von Ressourcen für Projekte vs. operative Arbeiten.
• Um Flaschenhälse zu entlasten, braucht es eine abteilungsübergreifende Unterstützung und Koordination.

Bei Fragen zu den Auswertungen bezüglich Kapazitäten wenden Sie sich bitte an Corinne Ribeli oder Andrea Mussato.

Nutzen

• Der erwartbare Nutzen aus Portfolio-Auswertungen hängt grundlegend von den verfügbaren Daten und deren Qualität ab (Fakten sind zentral).
• Die Nutzenerwartung des Managements zu den Portfolioauswertungen ist der Treiber für die PPM-Maturität.
• Der effektive Management-Nutzen entsteht aus der Interpretation und Einschätzung der Portfolio-Auswertungen – ein/e Portfolio Manager/in auf Augenhöhe mit dem Management kann den effektiven Mehrwert generieren.

Unternehmenssteuerung

• Die Erwartungen an die Portfolioauswertungen sind von der Führungsphilosophie / der Unternehmenskultur abhängig.
• Finanz-Forecasts können zentral sein, evtl. Ressourcenlandkarten – sehr abhängig von den aktuellen oder chronischen «Pain Points».
• Die Entwicklung der Auswertungen bedeutet eine Entwicklung des PPM und indirekt auch des Projektmanagements.

PPM-Tools

• PPM-Tools sind insbesondere für das Zusammenbringen von Ressourceninfos zentral.
• Dashboards / rasche Einsichten in die Daten sind für das Management wichtig, aber bloss ein Zwischenschritt.
• Gerade mit einem PPM-Tool wird die Rolle des Portfolio-Managers für die Unternehmensführung wichtig.

Bei Fragen zu den Auswertungen bezüglich Auswertungen wenden Sie sich bitte an Lukas Bieri.

Vielen Dank an alle Referenten und Teilnehmenden für eure wertvollen Inputs und das Teilen eurer Erfahrungen.