CSPnews 2/2018

EDITORIAL

20 Jahre CSP und kein bisschen müde…

Liebe Leserin, lieber Leser

20 Jahre CSP. Ein schönes Gefühl für mich als aktiven, in der CSP als Senior Berater tätigen Gründer. Ich langweile Sie jetzt nicht mit präzisen Berechnungen zu den Millionen von versandten Mails, zu den 100000en bedruckten Seiten, zu den x–10000 getrunkenen Kaffeetassen, zu den über 1000 erfolgreichen Mandaten und den 100en treuen Kunden. Aber das heutige Fazit lautet: Die CSP ist mit 30 Mitarbeitenden an drei Standorten ein Team!  

20 Jahre CSP. Wir durften uns von der kleinen IT-Projektleitungs-Garagenfirma zur branchenübergreifend anerkannten Beratungsfirma für Organisation und Technologie entwickeln. Gewisse Schritte sind zwar nicht auf Anhieb geglückt, aber wir lernen aus Fehlern. Die Entwicklung ist gelungen, weil wir stets den Erfolg unserer Kunden ins Zentrum stellen. Und weil wir gemeinsam schwitzen und den Stolz auf erreichte Erfolge teilen. 

20 Jahre CSP. Das Jubiläumsfest mit Kunden und das interne Jubiläumsseminar haben gezeigt: Heute sind wir Teil einer eingeschworenen Truppe von erfahrenen und motivierten Mitarbeitenden. Gibt es ein Erfolgsgeheimnis, weswegen der grösste Teil unserer Kundenmandate erfolgreich war? Vielleicht, weil wir trotz hoher Leistungsbereitschaft in der Lage sind, gemeinsam zu geniessen und zu lachen? Vielleicht, weil Mitarbeitende und Kunden unsere authentischen Werte spüren? Vielleicht, weil Sinn und Zweck der CSP motivieren? Denn wir begleiten unsere Kunden – im Umfeld von rasanter Entwicklung – gemeinsam und sicher auf neue Wege in eine erfolgreiche Zukunft. Vielleicht, weil wir auf diesem Weg infizierende Wertschätzung und ansteckende Begeisterung entwickeln? Sagen Sie es uns. Verraten Sie uns unser Erfolgsgeheimnis.   

20 Jahre CSP. Vieles hat sich verändert in dieser Zeit: Alles passiert schneller, es wird kaum noch Papier gedruckt, Handys begleiten jeden Schritt. Die Vernetzung ist ubiquitär. Wissen wird geteilt. Grenzen verfliessen. Strukturen werden agil. Sogar der verstorbene Phönix eBusiness ist unter dem Stichwort Digitalisierung aus seiner Asche aufgestiegen, mächtiger denn je. Trotzdem ist vieles auch gleich geblieben: Vertrauen aufbauen ist immer noch gefragt. Der Druck, den Spagat zwischen Geschwindigkeit, Qualität und Wirtschaftlichkeit zu schaffen, ist omnipräsent. Entdecktes Wissen muss in der Realität auf den Boden gebracht werden. 

20 Jahre CSP. Technologien stehen am Start, die unsere Lebenswelten verändern werden (Robotik, Künstliche Intelligenz, …). Darum gilt auch für uns: Wir sind nicht angekommen, sondern auf dem Weg zu neuen Zielen. Mit unserer neuen Strategie erarbeiten wir revolutionäre Dienstleistungen für Sie, organisieren uns agiler, bauen eine CSPacademy u.v.m. Anfang 2019 informieren wir Sie über diese Kundennutzen stiftenden Strategiemassnahmen. Die CSP wird damit erneut ihre Stagilität beweisen (= operative Agilität und taktische Stabilität). Und wir dürfen uns damit bereits auf das nächste Jubiläum freuen.

20 Jahre CSP. Das heisst vor allem innehalten und uns bedanken. Der Dank geht an all unsere Kunden für ihre vertrauensvolle Zusammenarbeit. Ein riesiges Dankeschön geht an alle Mitarbeitenden und Ehemaligen für ihren Einsatz und ihre Begeisterung. Weiterer Dank gilt auch allen Lieferanten für die produktive und partnerschaftliche Zusammenarbeit. Und Dank geht auch an alle CSP-Partner und CSP-Kader für ihre ausserordentliche Führungs- und Entwicklungsarbeit. Lasst uns alle zusammen auf unser 20-Jahr-Jubiläum anstossen! 

Mit vor Jubiläumsfreude geschwellter Brust

Euer Alexander Colombi,
Verwaltungsratspräsident   

PROJEKTE

Prozessgestaltungs-Methodik für jedermann verständlich

Für die präzise und prozess-orientierte Beschreibung der Anforderungen für die Beschaffung einer Unternehmens-Business Software (ERP) hat die CSP zusammen mit der Schweizerischen Südostbahn (SOB) die relevanten Soll-Geschäftsprozesse der Unternehmung in mehreren Workshops professionell und differenziert aufgenommen und beschrieben: 

Im ersten Schritt wurden mit den einzelnen Fachbereichen auf der Grundlage der bestehende Prozesslandkarte der passende, konforme Ansatzpunkt (Prozess-Level) für die Abbildung der Geschäftsprozesse erarbeitet und darauf aufbauend die projektrelevanten End-to-End-Prozesse identifiziert. 

Im zweiten Schritt wurden diese Geschäftsprozesse mittels der Turtle-Methode ausgearbeitet, analysiert und verifiziert sowie im Hinblick auf die künftigen Soll-Prozesse optimiert. Die Turtle-Methode unterstützt hierbei die systematische Erarbeitung der einzelnen Prozessbestandteile,
-funktionen und –parameter an-
hand der folgenden Fragestellungen:

  • Was? (Input – Prozess – Output)
  • Womit? (Ressourcen)
  • Wer? (Verantwortung, Fähigkeiten, Kompetenzen)
  • Wofür? (Ziele, Kennzahlen)
  • Wie? (Methoden, Anweisungen, Verfahren)

Das Projektteam erstellte zu jedem identifizierten End-to-End-Prozess eine durchgängige Beschreibung der Prozesskette, bei der der Gesamtprozess in Teilprozesse unterteilt, die Teilprozesse auf Basis der Turtle-Methode beschrieben wurden.

Entlang der Soll-Prozesse wurden erforderliche und sinnvolle Quality Gates identifiziert: ein Quality Gate liegt zwischen zwei Prozessschritten und enthält exakte Messpunkte, um die Qualität der Ausführung zu prüfen und sicherzustellen. Kriterien für die Herleitung eines Quality Gates waren z.B. Meilensteine im Arbeitsablauf, Einbau und Bearbeitung von sicherheitsrelevanten Teilen, Beschaffung / Wareneingang. Zudem wurde das Augenmerk auf die „Definition of Done“ (DoD) gelegt; DoD bedeutet: Wann ist ein (Teil-)Prozess mit der geforderten Qualität abgeschlossen?

Auf der Grundlage der mit der Turtle-Methode beschriebenen Soll-Prozesse erstellte das Projektteam in einem dritten Schritt die fachspezifischen Soll-Konzeptionen, aus denen dann der funktions-spezifische Anforderungskatalog extrahiert wurde, welcher nebst dem Pflichtenheft das zentrale Dokument der Ausschreibungsunterlagen darstellte.

In Bezug auf die Anwendung der Turtle-Methode kann generell festgehalten werden: Die Turtle-Methode hat sich hervorragend bewährt, Geschäftsprozesse auf eine einfache Art und Weise aufzunehmen und verständlich darzustellen, so dass die Fachbereiche die Anforderungen an ein neues ERP jederzeit nachvollziehbar vertreten konnten.

Wenn auch Sie vor der Evaluation einer neuen Gesamtlösung stehen und sich überlegen, ob Ihre Prozesse den Anforderungen der Digitalisierung genügen – René Stock unterstützt Sie gerne in der Aufnahme, Analyse und Optimierung.

In drei Workshops zu konkreten Lösungen

Patientenanmeldeprozesse sind ein allgegenwärtiges Thema für alle Spitäler und Kliniken. In drei interprofessionellen Workshops wurde der aktuelle Optimierungsbedarf hinsichtlich des Patientenanmeldeprozesses im UKBB (Universitäts-Kinderspital beider Basel) erarbeitet. Die zu optimierenden Aspekte beinhalteten unter anderem folgende Themen:

  • Unterschiedliche Abläufe und IT-Systeme für Anmeldungen durch externe und interne Zuweiser
  • Disposition und Kommunikation des definitiven Termins an Patienten und Zuweiser
  • Akten- und Informationsbeschaffung vor Eintritt der Patienten in das UKBB
  • Patientenfluss im UKBB, Aufsuchen der Anmeldestelle und der Abteilung

In einem ersten Schritt wurden die teils unterschiedlichen Anforderungen der involvierten Berufsgruppen sowie Abhängigkeiten und externe Einflüsse erarbeitet.  

In professionell moderierten Workshops wurden Konsense gefunden und zukunftsweisende Lösungen erarbeitet. Die CSP unterstützte den Prozess mit ergebnisorientiertem, motivierendem Projektmanagement und brachte dabei innovative, strategische, fachliche, technische und bauliche Vorschläge ein.

Zum gemeinsamen Verständnis der Thematik einigte sich das konstruktiv zusammenarbeitende Projektteam auf eine Definition des Patientenanmeldeprozesses und dessen Interaktionen mit den Kliniken.

Das Projektteam erarbeitete 4 konkrete, priorisierte Optimierungsvorschläge, die in Form von Projektaufträgen der Spitalleitung vorgelegt wurden:

  • Zentrale Organisationseinheit für Anmeldungen, medizinische Triagierung und Terminplanung
  • Ein Anmeldeportal für alle Zuweiser
  • Universalarchiv mit erweiterten Prozessen für Akten-Scanning und optimalem Zugriff während des Anmeldeprozesses
  • Neugestaltung des Empfangsbereichs zur Optimierung des Patientenflusses und zur effizienten Verwendung der Personalressourcen

Die Konzipierung der Patientenanmeldeprozesse beinhaltete einige Ziele, die erreicht werden konnten. Die Erarbeitung der Lösungsvorschläge im Projektteam gelang methodisch professionell, motiviert und im geplanten Zeitfenster. Die Ergebnisse des Konzepts bilden eine konkrete Grundlage für die nachfolgende Umsetzung. 

Wünschen auch Sie sich Unterstützung beim Optimieren der Anmelde- sowie Zuweisungsprozesse Ihrer Patienten? Dann kontaktieren Sie Thomas Städler

Strategische Veränderungen verlangen oft neue Führungspower

Seit Jahren darf die CSP Strategiemandate begleiten. Unabhängig von der Methode (klassische Strategiemethoden oder CSP-Speed-Strategy): Ein wesentlicher Teil der Strategien führt zu neuen Leistungs-, Führungs- und Kommunikationsprozessen (Digitalisierung, In- oder Out-Sourcing, Kooperationen, Shared Service Centers, agiles Management usw.). Diese Prozesse müssen in der Führungshierarchie entsprechend neu abgebildet und eingeführt werden. So hat ein CDO (Chief Digital Officer) als Mitglied der Geschäftsleitung ein bisher vom Auftraggeber noch gesuchtes Profil, besonders wenn er parallel die Zusammenführung zweier IT-Abteilungen zum Erfolg führen soll. Die gesuchten Führungsrollen können sich inhaltlich unterscheiden. Seien es die Rollen eines CTO (Chief Technology Officer), eines COO (Chief Operation Officer) oder eines CPO (Chief Project Officer): Neue und fluide Arbeits- und Technologiewelten werden idealerweise von Personen angeführt, die diese verstehen und mit Führungsenergie realisieren können.

Eine neue Geschäfts- oder Teilstrategie ist relativ schnell vom obersten Kader erarbeitet und vom Verwaltungsrat in Kraft gesetzt. Die eigentliche Arbeit beginnt erst mit der Einführung der neuen Strategie. Nach einer ersten Akzeptanz fördernden Kommunikation geht es darum, die Mitarbeitenden operativ für ihre sich verändernden Aufgaben zu begeistern und Projekte der mehrjährigen Strategie-Roadmap erfolgreich umzusetzen. Hierbei ist Führungs- und Facherfahrung gefragt, die intern vielleicht nicht (mehr?) zur Verfügung steht. Es gilt jetzt, die entstandene Lücke im neuen Organigramm schnell und motivierend zu füllen. 

Ab Freigabe einer Stelle dauert es in der Regel 6 bis 9 Monate bis eine potente Führungskraft die Arbeit operativ aufnehmen kann. So lange kann nicht gewartet werden: Manchmal sind bestehende Mitarbeitende bereit, die freie Position für die Übergangsphase zu übernehmen. Die CSP unterstützt diese Mitarbeitenden dabei, die gewandelten Aufgaben und den nötigen Change-Prozess erfolgreich zu führen. Wenn solche Personen intern nicht gefunden werden, springt die CSP oft auch selbst ein. Ein führungserfahrener Berater übernimmt dann übergangsmässig die neue Funktion und baut hilfreiche Instrumente auf. Ist die Führungsperson dann gefunden, übergibt der CSP-Berater in einer reibungslosen und mitarbeiterfreundlichen Abschlussphase den Schlüssel. Der verantwortliche CxO kann seine Aufgabe übernehmen und profitiert bei Bedarf noch von einem externen Sparringpartner.

Bei einem solchen Vorgehen erhält die CSP zusätzlich die Chance, Unterstützung zu leisten, im Auftrag der Geschäftsleitung die neue Führungskraft zu evaluieren. Aus Kosten- oder Führungskulturgründen wird oft auf den Einsatz eines Headhunters verzichtet. Aber auch wenn ein Headhunter beauftragt wird: Der CxO ad interim der CSP erstellt dann ein scharfes Profil und hilft bei der Evaluation der geeigneten Person. Wo erwünscht greifen wir auf praxiserprobte, schlanke Evaluationstools zurück (Grobkriterienraster zur Vorselektion, Erstgesprächs-Beurteilungsbogen, Kurzassessments usw.). Schlussendlich motivieren unsere Berater in einem ausgetrockneten Personalmarkt Spezialisten, die spannende Aufgabe im Unternehmen unseres Auftraggebers zu übernehmen. Mehrmals durfte die CSP in den letzten Jahren ihren Auftraggebern dabei helfen, optimale Führungskräfte zu finden und diese erfolgreich in ihre Rolle einzuführen.

Möchten Sie eine zukunftsgerichtete Strategie erarbeiten? Haben Sie Bedarf an einem führungserfahrenen ad-interim-Manager für einen strategisch wichtigen Firmenbereich? Suchen sie innovative, junge Führungskräfte, die Neues zum Leben erwecken und zielgerichtet vorwärtsbringen? Nehmen Sie bitte mit Alexander Colombi, Berater und Verwaltungsratspräsident, Kontakt auf, um Erfahrungen und Referenzen zu teilen. 

Neuorientierung der IT-Organisationen in der öffentlichen Verwaltung

Kostendruck, damit verbundene Einschränkung der Personalbasis, Tendenzen zur Zentralisierung von Leistungen auf der einen Seite, wachsende Wissens- und Flexibilitätsansprüche an die Mitarbeitenden sowie dezentrale Organisationen mit hohem Autonomiebedarf auf der anderen Seite: Dieses Dilemma beschäftigt auch Organisationen der öffentlichen Verwaltung immer stärker.

Die Polizei- und Militärdirektion (POM) des Kantons Bern, bestehend aus Ämtern mit sehr unterschiedlichen Leistungsausrichtungen (z.B. Kantonspolizei, Strassenverkehrsamt, Amt für Bevölkerungsschutz, Sport und Militär, etc.) hat sich damit beschäftigt, wie sie den scheinbar unvereinbaren Ansprüchen an die Organisation künftig besser gerecht werden kann. Anhand des CSP-Strategiemodells durften wir im Generalsekretariat der POM die Erstellung einer gut kommunizierbaren Organisationsstrategie führen.  

Aufbauend auf der erarbeiteten strategischen Roadmap für das Generalsekretariat wurde in einem zweiten Schritt die Konkretisierung im Ressourcenbereich IKT geplant. Zu diesem Zweck stellten wir die zentralen Ansprüche (getrieben durch das aktuell laufende, gesamtkantonale Konsolidierungsprogramm IT@BE) den dezentralen Erwartungen der Ämter an die selbstständige Steuerung und Führung der IT gegenüber. Die gemeinsam mit den Ämtern und dem Generalsekretariat erstellte Auslegeordnung erlaubte es uns wiederum, die strategisch relevanten Stossrichtungen abzuleiten (siehe Bild, Basis «Demand Supply Governance Framework»).

Mit dem Organisationsentwicklungsplan bestehend aus rund 20 strategisch relevanten Massnahmen wurde Klarheit geschaffen bezüglich Kommunikation der vorgesehenen Anpassungen von IKT-Steuerungs- und Führungsstruktur, Prozessen und Dienstleistungen.

Gerne erteilt Ihnen Lukas Bieri Auskunft darüber, wie das CSP-Strategiemodell aufgebaut ist, und auch bei Ihnen als Grundlage für eine neue Organisationsstrategie dienen kann. 

INTERNA

20 Jahre CSP: ein guter Grund zum Feiern

Unter dem Motto «Zukunft und Digitalisierung» fand am 24. August 2018 die CSP-Jubiläumsfeier zum 20-jährigen Bestehen der CSP statt. Mit einem Fachbeitrag von Dr. Ludwig Hasler zum Thema «Zukunft und Digitalisierung» starteten wir den Event in der Lokremise St.Gallen. Nach Apéro und Abendessen brachte uns der Schweizer Zauber- und Comedykünstler Michel Gammenthaler zum Schmunzeln und Staunen, während die Band Fett und Faltig den ganzen Anlass musikalisch begleitete und am Schluss die Tanzfläche füllte. Zur Unterhaltung unserer Gäste stand auch eine Technologieecke zur Verfügung, in der alte und neue Trends ausgiebig getestet werden konnten. Spät in der Nacht klang der CSP-Jubiläumsanlass bei leckeren Drinks und spannenden Gesprächen aus.

Danke an alle fürs Mitfeiern. Wir freuen uns auf die nächsten 20 Jahre Projekterfolg mit der CSP. 

Unter Palmen kennen Fantasie und Innovation keine Grenzen

Das jährlich stattfindende CSP-Seminar ist ein 3–5-tägiger Event, an dem sich die gesamte CSP-Crew zurückzieht und firmenspezifische Themen ausarbeitet und behandelt. Als Dankeschön an unsere Mitarbeitenden für 20 Jahre CSP-Erfolg fand das Seminar dieses Jahr im Club Cala Serena in Cala d’Or auf Mallorca statt. Dort wurde der Projektalltag bewusst zurückgelassen, um gemeinsam an der Zukunft der CSP zu arbeiten, den Fachaustausch zu fördern und die Gemeinschaft zu pflegen. 

Und nicht zuletzt auch, um die schöne Insel zu geniessen. Als Dankeschön an alle, die so viel zum Erfolg unseres Unternehmens beitragen.  

Stetige Veränderung garantiert Beständigkeit

Die Themen, Arbeitsweisen und Technologien haben sich in den vergangenen 20 Jahren rasant verändert. Um dabei immer erfolgreich dabei zu bleiben, mussten auch wir uns stetig an die Veränderungen anpassen. So haben wir uns in diesem Jahr, infolge der Strategieüberarbeitung, auch mit unseren Dienstleistungen intensiv auseinandergesetzt. In der nahen Zukunft wird die CSP ihr Portfolio verstärkt auf die Digitalisierung und ihre Auswirkungen und Anforderungen ausrichten. Doch auch andere Bereiche unseres Angebotes werden geschärft und ausgebaut, und einige neue kommen dazu.

Sie können also gespannt sein, mit welchem konkreten Portfolio die CSP ab Januar 2019 in die nächsten 20 Jahre Projekterfolg starten wird.

Unsere Mitarbeitenden

Herzlich Willkommen

Thomas Akermann

Berater / Projektleiter

David Kern

Berater / Projekteiter

Patrick Colaço 

Mitarbeiter IT-Support 

Die CSP gratuliert an dieser Stelle auch gleich mehreren Mitarbeitenden zu erfolgreichen Abschlüssen von Ausbildungen und Zertifizierungen. Davon werden auch unsere Kunden profitieren: 

  • Dario Chiozza: HERMES 5 Advanced Zertifizierung
  • Simone Wegmann: HERMES 5 Advanced Zertifizierung
  • Beat Gnägi: CAS ICT-Beschaffungen Modul 1
  • Thomas Städler: MAS FHO in Business Administration 
  • Lukas Bieri: HERMES 5 Advanced Re-Zertifizierung
  • Christian Dolf: HERMES 5 Advanced Re-Zertifizierung
  • Stefan Isenrich: HERMES 5 Advanced Zertifizierung
  • Kurt Tschanz: HERMES 5 Advanced Re-Zertifizierung
  • Daniela Zbinden: IPMA C Re-Zertifizierung
  • Tabea Wälchli: MAS in Organisationsentwicklung & Social Media