Die KSA Gruppe (Kantonsspital Aarau) stand vor der Herausforderung, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz in der Zusammenarbeit zu verbessern. Die Einführung von Microsoft 365 (M365) erwies sich als relevanter Schritt im Streben nach Effizienz und Exzellenz in der täglichen Zusammenarbeit.
Die Weichen für diese Transformation wurden vor rund 3 Jahren gestellt. In der Zwischenzeit ist M365 im KSA flächendeckend ausgerollt und die Hausaufgaben bezüglich Datensicherheit und Nutzungsregelungen wurden gemacht. Die CSP durfte dieses Projekt in der Rolle der Gesamtprojektleitung, der technischen Koordination sowie der Kommunikationsunterstützung im KSA begleiten.
Das KSA konnte mit der Lancierung wichtige Erfolge erzielen:
- Nahtlose Integration von M365 mit bestehender Applikationslandschaft
- Standardisierung und Migration in die Microsoft Cloud
- Flächendeckende Kollaboration in allen Spitalbereichen, sowohl fachlich als auch im administrativen Bereich
Die Einführung von M365 erfolgte in 10 Phasen, die in mehreren Etappen über knapp ein Jahr verteilt waren. Vor jeder Umstellung auf die breite Mitarbeitermasse wurden die Phasen in einer kleineren und grösseren Pilotgruppe getestet, um Anpassungen vornehmen zu können. Jede Phase wurde mit standardisierten Kommunikationsschritten begleitet, um die Mitarbeitenden durch den Prozess zu führen und sicherzustellen, dass sie umfassend unterstützt werden. Diese etappenweise Einführung ermöglichte es, den Supportaufwand im Servicedesk zeitweise zu erhöhen und gut zu steuern, was sich als grosser Vorteil im gesamten Rollout-Prozess erwies.
Allein durch die nahtlose Integration der Office-Welt wurde ermöglicht, dass Abteilungen und abteilungsübergreifende Teams effizienter zusammenarbeiten und Informationen nahtlos und sicher austauschen können.
Durch die Nutzung von Microsoft Teams als zentrales Kollaborationstool können die Mitarbeitenden im KSA effektiv zusammenarbeiten und dies unabhängig davon, ob sie im selben Gebäude, im Homeoffice oder direkt am Patientenbett tätig sind. Die Echtzeitkommunikation und die Möglichkeit, Dokumente gemeinsam und gleichzeitig zu bearbeiten, reduziert den E-Mail-Austausch im Alltag signifikant.
Ein zentraler Erfolg der Implementierung, unterstützt durch die CSP, war die sichere Speicherung und Verwaltung sensibler Patientendaten. Dank fortschrittlicher Sicherheitsfunktionen (z.B. einer Datenklassifizierung auf Dokumente und E-Mails) konnten wir die Vertraulichkeit und Integrität der Daten gewährleisten, während gleichzeitig die Einhaltung der geltenden (kantonalen) Datenschutzbestimmungen sichergestellt wurde.
Die neuen Möglichkeiten bedeuten auch grosse Veränderungen in den Arbeitsabläufen und der Arbeitsweise. Daher wurden die Support- und Unterstützungsprozesse im Projekt gut durchdacht und verschiedene Kanäle angeboten:
- Um den Einstieg in die M365-Welt zu vereinfachen, wurden flächendeckende Online-Schulungen für alle Mitarbeitenden angeboten.
- Des Weiteren hat das KSA M365-Champions ausgebildet, die als Superuser fungieren und einzelnen Mitarbeitenden bei Fragen zur Verfügung stehen.
- Darüber hinaus wurde ein Tool angeschafft, welches hunderte Videos zu M365 mit Schritt-für-Schritt Anleitungen für alle Mitarbeitende zugänglich macht (sozusagen ein YouTube für M365). Die Einführung dieses Tools stösst auf eine hohe Akzeptanz.
- Zusätzlich kann der Servicedesk bei technischen Fragen kontaktiert werden.
Der Schulungs- und Supportprozess war ein wichtiger Teil der erfolgreichen Einführung, da unter anderem die Spitalprozesse berücksichtigt werden konnten (Adoption & Change). Eine intensive Begleitung der Mitarbeitenden wird weiterhin fortgeführt und dringend empfohlen, da die Funktionen von M365 laufend erweitert werden.
Trotz all dieser Vorbereitung und Begleitung war die Einführung von M365 mit Herausforderungen verbunden. Die Migration der Outlook-Postfächer auf Exchange-Online musste gut koordiniert werden. Bestehende Gruppenmailboxen mussten zum Teil abgelöst werden, was eine umfangreiche Kommunikation mit den Fachabteilungen erforderte. Ausserdem war es notwendig, Schnittstellen mancher Applikationen (z.B. die des Klinikinformationssystems) zu prüfen, da auch hier Anpassungen/Entwicklungen erforderlich waren.
Abschliessend lässt sich zusammenfassen, dass die Einführung von M365 keinesfalls als alleiniges IT-Projekt behandelt werden darf. Vielmehr muss die Einführung als Unternehmensprojekt betrachtet werden, das langfristig in einem Unternehmen verankert werden muss.
Steht auch bei Ihnen eine Umstellung auf M365 bevor oder möchten Sie wissen, welche Vorteile es Ihrer Organisation bringen würde? Dann kontaktieren Sie Christian Henn, Projektleiter / Berater, oder Lena Rammlmair, Projektleiterin, für ein unverbindliches Erstgespräch.