Über Jahre gewachsene IT Landschaften bremsen viele Spitäler durch Insellösungen, Medienbrüche und hohen Koordinationsaufwand. Im Spital Limmattal wurde darum sein neues Klinikinformationssystem (KIS) zur Pflicht – zur Sicherung von durchgängigen Abläufen vom Eintritt bis zur Dokumentation.
In einem ersten Schritt wurde durch das Spital Limmattal der Bedarf strukturiert: Interviews, Prozessaufnahmen entlang der Patient Journey und Capability Maps mündeten in ein klares Zielbild: ein benutzerfreundliches, interoperables KIS. Die daraus resultierende Ausschreibung fokussierte in erster Linie auf den Nutzen im klinischen Alltag statt auf Feature-Listen. Dabei konkretisieren User Stories die Erwartungen und strukturierte Bewertungsmethoden sichern Transparenz und Vergleichbarkeit.
Nach der erfolgreichen Ausschreibung wurde für die Umsetzung des Projekts ein Tandem Modell gewählt, d.h. fachliche Themenverantwortliche aus den Bereichen arbeiten eng mit administrativen Teilprojektleitungen zusammen. Das verbindet Expertise mit Projektdisziplin, schafft Transparenz und entlastet die Klinikteams. Übergreifende Entscheide wurden von der Nutzergruppe getroffen und nachvollziehbar dokumentiert.
In der Detailkonzeption präsentierte der Softwareentwickler Funktionen in fokussierten Workshops – von Berichten über Kurvenelemente bis hin zu Assessments und Scores. Daraus entstanden präzise Spezifikationen. Parallel dazu wurden Schulung, Migration und Tests vorbereitet. Besonders wirksam war die gemeinsame Modellierung künftiger Soll Prozesse, die Akzeptanz förderte und eine Basis für Tests lieferte. Die Endanwenderinnen und -anwender wurden von Key Usern nah an den realen Abläufen geschult.
Der Go live schliesslich folgte einem klaren Plan: Super User und Floorwalker sorgten dafür, dass in den Fachabteilungen immer Ansprechpartner verfügbar sind. Zentrale Ticketsysteme und bereichsübergreifende Kommunikationskanäle sicherten die Bearbeitung offener Themen. Ergänzend bewährten sich Boards in den Abteilungen, auf denen Mitarbeitende Fragen oder Ideen sichtbar einbringen konnten – ein einfaches, aber effektives Mittel für Feedback und Verbesserung.
Der Start markierte gleichzeitig den Auftakt eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.
Der Nutzen des neuen Klinikinformationssystems zeigte sich rasch: Verkürzte Prozesszeiten bei Aufnahme und Dokumentation, weniger Medienbrüche, stabilere Schnittstellen, höhere Zufriedenheit bei Mitarbeitenden sowie schnellere, transparentere Abläufe für Patientinnen und Patienten erleichtern den Klinikalltag. Zugleich entstand eine digitale Kultur, getragen von eingebundenen Mitarbeitenden, die als Multiplikatorinnen und Multiplikatoren fungieren.
Die Lehre: ein KIS ist mehr als Software. Erfolg entsteht dann, wenn Menschen, Prozesse und Technologie zusammen gedacht werden – mit Rollen, Change Management und externer Begleitung. So wird aus Vision Realität – und aus einem IT Projekt eine Erfolgsgeschichte fürs ganze Spital.
Steht auch bei Ihnen die Evaluierung oder die Einführung eines neuen KIS bevor? Und wünschen Sie sich kompetente Beratung? Dann nehmen Sie mit Thomas Städler Kontakt auf.