Kernprozesse und Systeme | 16. November 2020

Verfasst von: Silvia Brun

Kennen Sie das? Sie kommen in Ihrer Institution auf das Berichtswesen zu sprechen und schon befinden Sie sich auf schwierigem Terrain. Optimierungsbedarf wird nicht nur von Ihnen, sondern von allen Beteiligten erkannt. Trotzdem sind Änderungsvorschläge kaum einheitlich umzusetzen. Lesen Sie unsere Tipps, um einer Vereinheitlichung Ihrer Berichte schrittweise näher zu kommen.

Die Gründe für die heikle und schwierige Thematik des Berichtswesens sind vielseitig:

  • Unklare Prozesse, die kaum oder mangelhaft IT-unterstützt ist
  • Uneinheitliche und unklar definierte Vorlagen
  • Fehlende Standardisierungen über verschiedene Fachbereiche
  • Mangelhaft gepflegte Stammdaten
  • Fach- und personenspezifische Erstellung der Berichte
  • Fehlende betriebliche Vorgaben

Jeder Fachbereich hält an seinen Eigenheiten zur Berichterstellung fest. Spezifische Detailinformationen, die für die Patientenbetreuung unverzichtbar sind, werden von jedem Fachbereich je nach Gutdünken der Wichtigkeit nach unterschiedlich aufgeführt. Die Befürchtung, dass bei der nachgelagerten Betreuung Wichtiges übersehen wird, ist daher gross.

Ergänzt mit dem Fehlen einer optimalen KIS-Lösung zur Berichtserstellung ist die Etablierung eines einheitlichen und professionell dargestellten Berichtes schwierig zu erreichen.

Die einzelnen Mitarbeitenden und Beteiligten gestalten schlussendlich ihre Arbeit mit den verfügbaren Mitteln so einfach wie möglich. Dabei stehen die individuellen Anforderungen an einen Bericht im Vordergrund; Layout und eine übergreifend einheitliche Struktur verlieren an Bedeutung.

Die Frage „Was will die adressierte Person“ gerät aus dem Fokus. Jede Klinik erstellt den Bericht aus der eigenen Perspektive. Bedenken Sie allerdings, dass sich die adressierten Personen – Hausärzteschaft, Spitex, Therapien – täglich mit diversen Berichten konfrontiert sehen, werden Sie schnell ableiten, dass ein einheitlicher Aufbau aller Berichte viele Vorteile mit sich bringt. Vor allem eine über alle Fachbereiche hinweg einheitliche und genormte Struktur sorgt dafür, dass die adressierten Personen in jedem Ihrer Berichte genau wissen, welche Informationen wo zu finden sind. So wird nicht nur viel Zeit gespart, sondern können auch Fehler einfach vermieden werden.

Einheitlicher Aufbau der Berichte

Mit der Einführung des EPD werden die Berichte zu einer repräsentativeren Visitenkarte Ihrer Institution. Deshalb ist jetzt der Zeitpunkt, das eigene Berichtswesen unter die Lupe zu nehmen. In wenigen Schritten kommen Sie einer Vereinheitlichung der Berichte näher:

1. Layout / Formelles

  • Definieren Sie in Absprache mit der Abteilung Marketing / Kommunikation ein einheitliches Layout, welches auch regelmässig überprüft wird.
  • Legen Sie die verwendeten akademischen und beruflichen Titel fest.
  • Bestimmen Sie die aufgeführten Informationen: jene des Adressaten (Person/Institution) und jene der sendenden Institution.

2. Inhaltliches

3. Anhang / Beilage

  • Vereinbaren Sie, was als Anhang und was als Beilage gilt.
  • Geben Sie klar vor, welche Informationen und Ergebnisse standardmässig mit jedem Bericht mitversandt werden.

4. Stammdaten und Datenerfassung im ERP und KIS

  • Klären Sie, welche Informationen schon automatisiert übernommen werden können und welche zukünftig automatisiert übernommen werden sollen.
  • Analysieren Sie, welche Prozess- und Systemanpassungen für eine effiziente und korrekte Berichterstellung benötigt werden.

Mit diesen Schritten erreichen Sie mit überschaubarem Aufwand eine Vereinheitlichung der Berichterstellung in Ihrer Institution. Um die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu erhöhen, dürfen Sie jedoch nicht vergessen, transparent und wiederholt darüber zu informieren, warum dies nötig ist. Und zu guter Letzt: Veränderungen geschehen nicht von heute auf morgen. Regelmässige Überprüfung der Vorgaben und Sensibilisierung der Mitarbeitenden für das Thema sollten den gesamten Veränderungsprozess begleiten.