Home Office – aber richtig!

Home Office ist – insbesondere wegen der Corona Krise – in aller Munde. Verzweifelt werden Lösungen gesucht und rasch implementiert, dennoch bleibt es eine Herausforderung. Der Fernseher ist gefährlich nahe, die Geschirrwaschmaschine sollte auch noch kurz ausgeräumt werden, die Kinder im Home Learning brauchen Aufmerksamkeit und die Trainerhosen sind verlockend bequem.

Gleichzeitig ist Home Office auch jetzt, im Jahr 2020 und während der aktuellen Ausnahmesituation, an vielen Orten noch undenkbar und an einigen Orten auch nicht machbar. Den Betonmischer im Wohnzimmer aufzustellen wird das Problem vermutlich nicht lösen. Für alle, die in der glücklichen Lage sind, von Zuhause aus arbeiten zu können, haben wir die wichtigsten Tipps zusammengetragen, um auch in den eigenen vier Wänden effizient agieren zu können.

Umgebung und Infrastruktur

Einige Herausforderungen gibt es beim Arbeiten von zu Hause aus durchaus. Zentral für eine produktive Arbeitsatmosphäre sind die geeignete Infrastruktur und Umgebung. Achte bei der Gestaltung deines Arbeitsbereichs zuhause dabei auf folgende Punkte:

• Stelle sicher, dass du einen stabilen Internetanschluss zuhause hast, um damit arbeiten zu können. Die private Nutzung, beispielsweise beim Streamen von Videos oder Social Media, braucht üblicherweise mehr Bandbreite als das Arbeiten. Trotzdem ist es ärgerlich, wenn die Verbindung zuhause nicht stabil ist oder nicht ausreicht. Bevor du aber die Flinte ins Korn wirfst, stell sicher, dass der WLAN Access Point in der Nähe deines Arbeitsplatzes ist. Damit kannst du einen optimalen Empfang sicherstellen. Ausserdem bieten Internetprovider momentan sehr günstige bis kostenlose Upgrades ihrer Abonnements an. Es lohnt sich zu prüfen, ob das für problemloses Arbeiten von zu Hause aus Sinn macht.
• Prüfe den Zugang auf die Unternehmensinfrastruktur vorgängig, so dass du die IT-Abteilung informieren kannst, falls dir etwas fehlen sollte. Besteht dazu keine Möglichkeit, ist es unter Umständen ein wenig Russisch Roulette, ob es mit Home Office reibungslos funktioniert oder nicht. Es ist ärgerlich und wird dich in deiner Produktivität stören, wenn du wegen technischer Probleme doch noch ins Büro wechseln musst, um zu arbeiten.
• Mach dir Gedanken zur benötigten Peripherie. Brauche ich für meine Arbeit idealerweise mehrere Bildschirme? Benötige ich eine separate Tastatur und Maus? Habe ich ein geeignetes Headset für Telefonkonferenzen und Besprechungen? Wie schliesse ich meinen Laptop vom Geschäft nun an den Bildschirm zuhause an? Braucht es dazu gegebenenfalls noch Adapter, Kabel, etc.? Ist an meinem Arbeitsplatz zu Hause ein Stromanschluss mit genügend freien Steckplätzen verfügbar?
• Versuche Dir eine Umgebung zu schaffen, die dich nicht so leicht in Versuchung bringt, nebenbei etwas anderes zu tun. Mit dem Laptop auf den Knien auf dem Sofa sitzen ist bequem, kann aber gefährlich sein. Die Versuchung ist gross, nebenbei noch den Fernseher anzumachen.
• Achte auf die ergonomischen Ansprüche, die du hast. Richte die Bildschirme so aus, dass du gerade davor sitzt und stelle deinen Bürostuhl in eine komfortable, ergonomisch passende Position. Vergiss dabei nicht, mindestens einmal pro Stunde aufzustehen, dich kurz zu bewegen und die Muskeln zu lockern. Dein Rücken wird es dir danken.
• Falls Du ein Büro zuhause hast, so nutze unbedingt diesen Raum. Du hast ihn ja für Produktivität ausgelegt. Falls du keinen separaten Raum hast, dann richte dich – zumindest in der aktuellen Lage – temporär so ein, dass du nicht von der Bettkante aus arbeiten musst. Ein Küchentisch, eine Steckleiste für den Strom sowie ein hochwertiger Stuhl reichen bereits aus.
• Achte darauf, dass der Raum genügend Licht hat und regelmässig (min. 1 Mal pro Stunde) gelüftet werden kann. Frische Luft hilft dir dabei, dich zu konzentrieren.
• Ist deine Familie auch zuhause, dann erstelle dir ein «Bitte nicht stören»-Schild, welches du an der Türe anbringen kannst. Erkläre deinen Kindern, dass du dich beim Arbeiten konzentrieren musst, dir aber danach Zeit für sie nimmst. Sie werden dies verstehen und sich daranhalten. So verhinderst du Ablenkung und angespannte Situationen.

Arbeitsabläufe

Die Arbeitsabläufe im Büro sind in der Regel eingespielt und speziell darauf ausgelegt, dir einen effizienten Arbeitsablauf zu garantieren. Zuhause präsentiert sich die Situation jedoch ein wenig anders. Um daheim trotzdem möglichst erfolgreich zu arbeiten und eine gewisse Routine zu entwickeln, helfen dir folgende Tipps:

• Auch für Home Office gilt: Ein geregelter Tagesablauf macht vieles einfacher. Stell Dir an Arbeitstagen den Wecker, plane die Zeiten für Mahlzeiten, etc. und halte dich daran! Sei im Home Office so präsentabel, dass auch eine spontane Videokonferenz mit deinem Chef oder einem wichtigen Kunden nicht peinlich ist.
• Plane deinen Tag und setze dir Ziele. Nimm dir zu Beginn jedes Arbeitstags zuhause ein paar Minuten Zeit – kann auch gut beim Kaffee sein – und überlege dir, was heute ansteht und dringend erledigt werden muss oder worum du dich kümmern willst. Eine einfache Liste mit Tageszielen hilft dir, dich über den ganzen Tag zu fokussieren. Nimm dir aber nicht allzu viele Ziele vor; sonst endet der Tag nie.
• Koordiniere den Tag mit deiner Familie – die ist in der Corona-Zeit auch zu Hause! Hier ist es ebenso wichtig wie im Büro, dass ihr euch gut organisiert: Wer hat wann in welchem Raum ungestörte Arbeitszeit? Wer betreut die Kinder im Home Learning? Wer bereitet wann welche Mahlzeit zu?
• Strukturiere deinen Tag gemäss deinem Biorhythmus. Wenn du morgens voll konzentriert arbeiten kannst, dann nutze diese Zeit für herausfordernde Tätigkeiten. Wenn du eher eine Nachteule bist, dann beginne später mit Arbeiten, erledige deine Aufgaben dafür bis später am Abend. Und falls du Einkäufe erledigen musst, so plane auch diese ein. Du kannst problemlos nachmittags einkaufen und dafür beispielsweise am Abend noch eine Stunde Arbeitszeit anhängen. Wichtig beim Ganzen sind zwei Dinge: Zum einen muss der Tagesablauf mit deinem Biorhythmus übereinstimmen und zum anderen müssen deine «Bürogspänli» wissen, wann du erreichbar bist. Pflege also deinen Kalender auch im Home Office und halte dich daran. Wenn Feierabend ist, ist Feierabend.
• Vergiss nicht auch Zeit für Bewegung einzuplanen. Sei es ein einstündiges Jogging auf dem Laufband, eine schweisstreibende Gymnastikeinheit im Wohnzimmer (für einen Rumpfmuskel-Workout braucht es nicht viel Platz und keine Ausrüstung) oder ein ruhiger Bewegungsablauf (z. B. Yoga), um in den Tag zu starten. Beziehe hier die Familie, speziell die Kinder mit ein! Sport fördert die Konzentration und hilft überschüssige Energie abzubauen.
• Plane dir deine Pausen auch im Kalender ein, und kommuniziere und geniesse diese mit deiner Familie.
• Warmlaufzeit und eine Abkühlphase helfen Dir für die mentale Einstimmung in den Tag resp. für den Ausklang. Starte den Tag vielleicht mit einem kurzen Spaziergang oder einem Kaffee auf dem Balkon oder der Terrasse. Es hilft dir, dich geistig auf die Arbeit einzustellen. Plane auch, was du nach «Feierabend» machen willst. Sei es ein Glas Wein zu trinken, Sport zu machen oder dich mit jemandem treffen (derzeit eher zu einem virtuellen Bier…).

Die Erkenntnis «Das Meeting hätte wohl doch einfach ein Mail sein können» wirst du zwangsläufig irgendwann haben. Aber es ist trotzdem wichtig, den Austausch mit deinen Arbeitskollegen zu pflegen, und dies idealerweise nicht nur per Mail. Wenn du Diskussionsbedarf hast, so versuch mit den betreffenden Personen möglichst direkt zu sprechen. Videocalls oder -konferenzen helfen, die räumliche Distanz etwas zu überbrücken. Es fehlt etwas, klar. Aber es hilft, wenn man den Einen oder Anderen wenigstens mal auf dem Bildschirm sieht. Tipps von Thomas Städler, wie Du Videokonferenzen erfolgreich gestaltest, findest du in unserem letzten Blogbeitrag.

FAQ

„Wieso fällt es einem im Büro oft einfacher, sich zu konzentrieren? Wieso kann ich – kaum im Büro angekommen – schon konzentriert an herausfordernden Themen arbeiten aber zu Hause gelingt mir dies nicht oder schlecht?“

Die Antwort ist relativ einfach:

Arbeitgeber haben sich Gedanken gemacht, das Büro in einen Ort der Produktivität zu verwandeln und das Büro hat auch nur diesen einen Zweck. Zudem konntest du dich beim Pendeln ins Büro schon gedanklich darauf einstellen, was nun kommt. Im Home Office ist diese Transferzeit sehr viel kürzer, deshalb ist es nun umso wichtiger, diesen Einstieg in den Arbeitstag aktiv zu gestalten und nicht einfach aufzustehen, den Rechner zu starten und gleich loszulegen.

Keine Panik, die Welt geht deshalb nicht unter. Wenn du erkennst, dass du doch der Versuchung erlegen bist, nur kurz eine Folge deiner Lieblingsserie zu schauen oder die Staubmäuse in der Ecke dich dazu verleitet haben, den Staubsauger hervorzuholen, dann setze dir auch dort ein Ziel resp. einen definierten Schlusspunkt und halte dich konsequent daran. Danach geht’s wieder weiter mit Arbeiten; schliesslich willst du ja Deine Tagesziele erreichen.

Noch mehr Fragen? Schreibe sie in die Kommentarspalte oder kontaktiere mich direkt! Ich und die ganze CSPcrew unterstützen dich gerne bei der optimalen Gestaltung deines Home Office.

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