Die Informationsverwaltung in Gemeinden gewährleistet die Verfügbarkeit von Informationen und Dokumenten für eine reibungslose Verwaltungstätigkeit und die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben.
Dazu gehört das gezielt gesteuerte und geordnete Erstellen, Bearbeiten, Ablegen, Archivieren, Vernichten, Suchen und Finden von Informationen über ihren ganzen Lebenszyklus.
Die Basis einer funktionierenden Informationsverwaltung sind das System, das Ablagekonzept und die Organisation:
Ziel und Elemente der Informationsverwaltung
Herausforderungen und wesentliche Fragestellungen
Gemeindeverwaltung nutzen moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS), andere denken über eine Beschaffung nach. Die Herausforderungen und Erfolgsfaktoren sind die Regelung der Ablage und die Organisation in den Abteilungen und abteilungsübergreifend.
Fragen bei der Gestaltung der Informationsverwaltung in Gemeinden
Erfolgsfaktoren der Informationsverwaltung
Die Informationsverwaltung betrifft sämtliche Organisationseinheiten und Fachprozesse. Um die damit verbundene Komplexität zu bewältigen, sind klare Prinzipien entscheidend:
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Reihenfolge der Umsetzung: Zuerst wird das Ablagekonzept definiert, dann folgen die IT-Systeme (DMS, Fachapplikationen) und schliesslich die Organisation der Informationsverwaltung.
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Ablagekonzept als Basis: Es bildet Geschäftsprozesse und rechtliche Anforderungen ab – daher hat es Priorität.
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IT-Systeme nach Konzept ausrichten: Die Systeme werden auf das Ablagekonzept abgestimmt, etwa in Bezug auf Schnittstellen, Automatisierung, Metadaten, Workflows, Formulare oder Datenprüfungen. Kurzfristig gelten bestehende Systeme als gegeben.
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Organisation als Ergänzung: Sie wird auf das Ablagekonzept und die IT-Systeme ausgerichtet – nach dem Prinzip: Was nicht digitalisiert oder automatisiert ist, wird organisiert.
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Dossierprinzip im Zentrum: Die Verwaltung orientiert sich primär an Informationsobjekten (Dossiers, Akten, Dokumente), da sie stabiler und klarer abgrenzbar sind als Prozesse oder Strukturen.
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Regulatorik folgt dem Geschäftsfall: Anforderungen beziehen sich auf die Informationsobjekte, z. B. ein Baugesuch.
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Fokus auf Dokumente: Diese als unstrukturierte Daten stehen im Vordergrund; strukturierte Daten werden separat betrachtet.
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Standards als Grundlage: Die Standards der Informationsverwaltung für Gemeinden bilden das Fundament und werden den jeweiligen Anforderungen angepasst.
Vorgehen und Aufwand
Mit unserem praxiserprobten Standardvorgehen führen wir Sie effizient und transparent durch den Aufbau der Informationsverwaltung.
In der Standortbestimmung wird die bestehende Informationsverwaltung eruiert, um daraus den Handlungsbedarf und die Detailplanung abzuleiten. Basierend darauf wird der Aufwand geschätzt.
Je nach Gemeindegrösse und Ausgangslage ist seitens Gemeinde für die Schlüsselpersonen mit einem Aufwand von drei Tagen zu rechnen. Unser Aufwand liegt zwischen 7 und 14 Tagen. Natürlich können Sie unsere Unterstützung auch punktuell beiziehen.
* Nicht inkludiert sind die Umsetzung technischer Massnahmen sowie die Aufarbeitung der bestehenden Dokumentenablagen gemäss dem Ablagekonzept. Die Notwendigkeit und der Umfang dieser beiden Massnahmen konkretisieren sich im Verlauf der Konzeption.
Ihr Ansprechpartner
Möchten Sie die Informationsverwaltung in Ihrer Gemeinde gezielt weiterentwickeln? Bei Interesse oder für weitere Informationen steht Ihnen André Hochreutener, Senior Berater / Projektleiter, gerne zur Verfügung.
Sie interessieren sich für Themen rund um die öffentliche Beschaffung?
Weitere Beiträge dazu finden Sie in unseren Blog.