Nur was bewusst gesteuert wird, entwickelt sich zielgerichtet und kontrolliert. Gerade im aktuellen Umbruch der Büroarbeit werden Fragen gestellt wie: Wie organisieren wir die Zusammenarbeit im Home-Office? Wie kommunizieren wir? Wie legen wir die Daten zentral ab? Wie sind wir geschützt gegen Cyber-Angriffe? Soll nun jeder Mitarbeiter ein Notebook bekommen? Stellen wir auch Bildschirm, Tastatur und Headset bereit? Was darf es kosten? Wieviel ist genug, was ist zu viel?
Oder noch wichtiger: Wollen wir die ICT weiterhin selbst betreiben oder sourcen wir unsere Server aus und übergeben den ganzen ICT-Betrieb einem Profi? Wieviel ICT-Manpower benötigen wir In-House wirklich? Diese Fragen stellen sich meist dann, wenn die internen Server am Ende des Lebenszyklus angelangt sind und ausgetauscht werden müssen.
Eine ICT-Strategie, welche gemeinsam mit den Anspruchsgruppen erstellt und allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht wird, schafft die Grundlage und zugleich auch die Berechtigung zur Beantwortung all dieser Fragen. Wir nennen die ICT-Strategie deshalb auch gerne «die ICT-Verfassung». Erfahrung und Know-how hilft in der Entscheidungsfindung und bringt einen Konsens in Form einer ICT-Strategie, hinter welcher alle stehen und die den Weg weist.
Die Herausforderungen bei der Erstellung einer ICT-Strategie liegen darin, die richtige Ebene, den richtigen Ton und die relevanten Inhalte zu finden: Die ICT-Strategie leitet sich aus der Gemeinde- oder Stadtstrategie ab und definiert, wie die ICT eingesetzt wird, um die Tätigkeiten der Gemeinde- oder Stadtverwaltung sowie die definierte Mission zu unterstützen. Die ICT-Strategie ist die Verbindung zwischen Gemeinde-/Stadtstrategie und den operationalen Tätigkeiten der ICT. Es ist wichtig, dass Vertreter beider Ebenen (z.B. ICT-Verantwortlicher und Mitglied des Gemeinderats) aktiv in der Erarbeitung der ICT-Strategie involviert sind und diese unterstützen. Eine gemeinsame Sprache ist zu finden, welche nicht zu tief in die operationalen Details eintaucht, aber klarstellt, wie die ICT geführt wird.
Ein Klassiker ist das Thema «Bring your own device» (BYOD). Eine Gemeinde oder eine Stadt kann sich dazu entscheiden, die Nutzung von Geräten der Mitarbeiter zuzulassen und sicherzustellen, dass Zugang zu Kernapplikationen und Informationen sicher gestaltet sind – aber klar abgrenzen, dass die Verantwortung für die Funktionsfähigkeit dieser Geräte nicht in der Verantwortlichkeit der ICT liegt und die Geräte nicht gewartet werden.
Die richtigen und wichtigen Inhalte zu definieren, ein gemeinsames Verständnis dieser zu erarbeiten und diese in wenigen relevanten Grundsätzen festzuhalten, erfordert oft einige Diskussionen. Wir haben schon einige Städte und Gemeinden in der Erarbeitung der ICT-Strategie mit unserer Erfahrung unterstützt. Durch strukturierte Workshops führen wir die Kunden in der fokussierten Abwägung aller Vor- und Nachteile und sprechen auch das heikle Thema «Outsourcing» in allen Varianten an. Die Erkenntnisse, abgestimmt mit der Gemeindestrategie, ergeben ICT-Grundsätze, welche die Ausrichtung der ICT und die Verantwortlichkeiten für die nächsten vier bis fünf Jahre festlegt und legimitiert.
Kurzum: Die Erarbeitung einer klaren und vorausschauenden ICT-Strategie lohnt sich. Sie schafft Klarheit für alle Beteiligten, vermeidet wiederkehrende Diskussionen um stets dieselben Themen sowie sich widersprechende und inkohärente Entscheidungen.