Home Office & Remote-Work: Was in vielen Branchen gestern noch nicht denkbar war, wird quasi übers Wochenende zum Standard-Arbeitsstil für viele Dienstleister. Die aktuelle Pandemie hat schlagartig dazu beigetragen, dass wir unsere Arbeit dezentral verrichten, sie ins Eigenheim verlagern und uns die entsprechende Infrastruktur dort aufbauen. Arbeiten und miteinander kommunizieren verschieben wir dann wieder in virtuelle Räume und auf digitale Arbeitsplattformen, die gemeinsames Arbeiten – beispielsweise an Projekten – weiter ermöglichen.
Erste Hürde genommen!
Remote-Work mit Anbindung an den digitalen Arbeitsplatz ermöglicht uns heute die organisatorisch-technische Lösung für den Austausch untereinander und mit unseren Kundinnen und Kunden. Erfahrungen zeigen, dass wir die erste – nämlich die technische – Hürde genommen haben. Einigermassen gewinnen wir Routine bei der Handhabung der teilweise gewöhnungsbedürftigen Arbeits- und Kommunikations-Tools. Oftmals durch Learning by Doing.
Mit hoher Sozialkompetenz punkten
Aber noch eine weitere Hürde will genommen werden: wie können wir neben der technischen, die soziale Hürden überwinden, wenn wir Geschäftsbeziehungen weiterpflegen oder gar aufbauen wollen? Soziale Hürden können wir dann überwinden, wenn wir im virtuellen Raum mit hoher Sozialkompetenz auftreten. Zwar kann die Technik unseren Gesprächspartner face-to-face auf dem Bildschirm erscheinen lassen. Doch lassen wir uns nicht vom Augenscheinlichen verlocken: Auch wenn wir remote eine face-to-face-Situation vorfinden, ist die Gesprächs- und Beziehungsqualität im virtuellen Setting eine vollkommen andere als im analogen Setting.
Auf Beziehungsaufbau achten
Ein Beispiel: Ist ein Projekt fortgeschritten, hat man schon Erfahrung in der Zusammenarbeit mit den Geschäftspartnern gemacht. Der Beziehungsaufbau ist erfolgt und es fällt leicht, die Arbeit in einen virtuellen Raum zu verschieben und dort weiterzumachen. Wie schaut es nun aus, wenn Sie am Anfang eines Projektes stehen? Denken Sie an das anstehende Kickoff-Meeting, dass nun per Videokonferenz durchgeführt werden soll! Jetzt geht es darum, das Projektteam kennenzulernen und zu den einzelnen Mitgliedern Beziehung aufzubauen. Erwartungen abzuholen und sich offen auszutauschen wird zu einer grossen Herausforderung in einer Videokonferenz. Erkennen Sie feine Widerstände oder Widerwillen bei der Definition der Projektziele? Wo klingen die Zwischentöne durch, die in einem analogen Setting deutlich hörbar sind?
Im virtuellen Raum, denken Sie an die Videokonferenz, sind Sie eingeschränkt. Ihre Gesprächsteilnehmende sehen sie in Form von Mini-Köpfchen auf kleinen Bildschirmausschnitten. Sie erkennen, dass Sie nur begrenzten Einfluss auf die Aufmerksamkeit Ihrer Gesprächsteilnehmenden haben, da diese teilweise abgelenkt wirken. Und es ist kaum möglich, Blickkontakt zu halten. Ein informeller Austausch ist ebenfalls schwer möglich, da Gespräche in Videokonferenzen formalisiert ablaufen und für Spontanreaktionen wenig Raum bleibt. Körpersprache, Mimik und Gestik des Gegenübers sind nur eingeschränkt wahrnehmbar. Und wer wählt sich schon fünf Minuten vor der Videokonferenz ein, um einfach ein Wenig zu Plaudern. Obwohl das so wichtig für einen Beziehungsaufbau wäre.
Unsere Empfehlungen für die virtuelle Kommunikation
So herausfordernd diese Situation auch ist, kann man mit einigen einfachen Massnahmen soziale Hürden im virtuellen Raum überwinden.
- Achten Sie auf klare Kommunikation und eine umsichtige Gesprächsgestaltung
Damit ist nicht das Abhandeln von Traktanden gemeint – sondern geben Sie Ihrem Gesprächspartner Redezeit, Raum für Rückfragen, und legen Sie viel Wert auf Verständnis und Klärung. - Hören Sie aktiv zu, fragen Sie nach
Paraphrasieren Sie die Inhalte Ihrer Gesprächspartnerin, widerholen sie das Gesagte Ihres Gegenübers in eigenen Worten. - Verbalisieren Sie Gefühle
Geben Sie wieder, was Sie denken, wo Sie beispielsweise Zweifel hegen oder was Sie gut finden. Sprechen Sie es an. Nur so kann Ihr Gesprächspartner die Bedeutung Ihrer Aussagen einordnen. - Setzen Sie Metakommunikation ein
Sprechen Sie über das Gespräch, und bewerten Sie die Qualität der Kommunikation, holen Sie Feedback ein, und bieten Sie es Ihrem Gesprächspartner an.
Fazit: Wir empfehlen nichts anderes, als in einem analogen face-to-face Setting nicht auch schon sehr wichtig wäre. Aber gerade im virtuellen Setting sind Sozialkompetenzen umso wichtiger – dort wo die Digitalisierung hilft, aber uns auch Grenzen aufzeigt, wenn virtuelle Gespräche nur schwer durch analoge ersetzt werden können. Punkten Sie mit Sozialkompetenzen – ganz besonders im virtuellen Raum.