Planung, Steuerung und Controlling | CSPservices | Fähigkeiten | 10. Januar 2024

Verfasst von: Lukas Bieri

Entscheide zur Priorisierung einzelner Vorhaben in einem Projektportfolio sind schwer zu fällen. Viele Aspekte müssen berücksichtigt werden und die gefällten Entscheide sollten nachvollziehbar sein. Berechnungsmethoden für Projektprioritäten sollen das Management bei den Entscheiden unterstützen. Doch je mehr Details mit in die Überlegungen miteinbezogen werden, umso komplizierter wird die Entscheidfindung. Eine gute Mischung zwischen einer guten Modellierung der Priorisierungsüberlegungen und einer Konzentration auf das Wesentliche ist bei der Projektbewertung gefragt.  

Mit dem Service «PPM Priorisierung» kommen wir diesem Anliegen nach. Auf der Grundlage eines generischen, auf die Kundensituation einfach adaptierbaren Priorisierungs-Schemas werden die Priorisierungs-Kriterien festgelegt und im Rahmen eines Workshops gefestigt. Mit der Nutzung der pragmatischen Excel-Lösung lassen sich die Projekte in einer Portfoliodarstellung vergleichen und relevante Priorisierungsempfehlungen ableiten. 

Der CSP Service PPM Priorisierung ermöglicht mit einer kurzen, eingehenden Befassung zum Thema rasche Ergebnisse und eine Priorisierungs-Ordnung, welche verständlich, nachvollziehbar und breit nutzbar ist. Der konkret realisierbare Nutzen kann vielfältig sein: 

  • Quick Win: Rasch verfügbare, einfach verständliche Priorisierungsgrundlagen 
  • Einfaches Instrument zur Festlegung der richtigen Priorisierungskriterien 
  • Sowohl in kleinen als auch sehr grossen Portfolios nutzbare Priorisierungs-Logik 
  • Ermöglichte portfolioübergreifende Priorisierungsvergleiche 
  • Ausgewogenes Kriterien-Set, das auch mit spezifischen Priorisierungsmethoden nutzbar ist (z.B. WSJF aus SAFe, Waterline Model, etc.) 
UNSER ANGEBOT

Der CSP Service PPM Priorisierung umfasst die folgenden Leistungen: 

  • Analyse der bisherigen Priorisierungskriterien und Einordnung in das generische Schema:
    Zur Analyse prüfen wir bestehende Richtlinien und angewandte Methoden im aktuellen Projektportfolio. Zu diesem Zweck führen wir Interviews mit den Portfolio-Managern.Die Analyse dient zum Verständnis der Situation und bildet die Grundlage für die Vorbereitung der Workshops zur Gestaltung der Priorisierungskriterien. 
  • Beratung bei der Festlegung und Strukturierung der passenden Priorisierungs-Kriterien (1 WS):
    In einem gemeinsamen Workshop werden die wesentlichen Priorisierungskriterien definiert und anhand von Beispielen geprüft. Die Gewichtung der Kriterien wird diskutiert und deren Einfluss auf die Priorisierungs-Resultate simuliert.Der Workshop zur Priorisierungsgestaltung trägt entscheidend zum Verständnis der optimalen Priorisierungsstruktur bei und ist daher insbesondere für die betroffenen Projektportfolio-Manager wesentlich. 
  • Bereitstellung eines rasch einsetzbaren Priorisierungs-Instruments:
    Wir übergeben die Ergebnisse aus der Analyse und dem Priorisierungs-Workshop anhand eines einfachen Excel-Instruments. Das Instrument zur Projektpriorisierung bietet die Möglichkeit, das Portfolio umfassend zu bewerten und gegenüber der Portfoliosteuerung umgehend Resultate auszuweisen. Auch können damit rasch und unkompliziert die notwendigen Erfahrungen für eine später umfassendere Tool-Unterstützung gesammelt werden. 
  • Unterstützung bei der Erstbewertung der Projekte:
    Bei der Erstbewertung der Projekte stehen wir zur Prüfung und bei Fragen zur Verfügung. Das Projektportfolio-Management wird zudem zur Feinjustierung der Bewertungskriterien bei Bedarf unterstützt.Diese Unterstützung schafft Sicherheit bei der Anwendung (Darstellung) und Interpretation der Priorisierungsergebnisse. 

Das Vorgehen gliedert sich in die 3 Schritte Analyse, Workshop und Übergabe, welche gut mit einer Durchlaufzeit von nur 3 Wochen absolvierbar sind. 

KOSTEN

Abhängig von den verfügbaren Grundlagen (z.B. Strategien, bestehende Priorisierungskriterien) und der zu berücksichtigenden Projektportfolios bieten wir den Service PPM Priorisierung Pauschal zwischen CHF 9‘000.- bis CHF 15‘000.- an. 

IHR ANSPRECHPARTNER

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UNSERE REFERENZEN

Die Nutzbarkeit des CSP Services PPM Priorisierung ist branchenunabhängig und in unterschiedlichen Situationen einsetzbar. Zum Einsatz kam der Service unter anderem bei folgenden Kunden der CSP: 

  • PostFinance AG:
    Strukturierung der Priorisierung des gesamten Projektportfolios zum Umgang mit vielen «Muss-Projekten»
     
  • Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport VBS:
    Neue Priorisierungsbasis zur Entwicklung des strategischen Projektportfolio-Management des Armeestabs
     
  • Spital Limmattal:
    Abbildung der vielfältigen Prioritätssetzungen zur Fokussierung der Portfolio-Entscheide in der Geschäftsleitung