Ein Projekt mit Geschichte – und Herausforderungen
Das Projekt «Zeitplanung» einer kantonalen Verwaltung ist ein ambitioniertes Vorhaben: Eine moderne, integrierte Plattform für Dienstplanung, Zeitwirtschaft und Personaleinsatzsteuerung soll schrittweise die veraltete Lösung ablösen. Der Nutzen ist klar – die Umsetzung dagegen weit komplexer als ursprünglich angenommen.
Bereits seit mehreren Jahren läuft das Projekt, das inzwischen mehrere Fachbereiche – Feuerwehr, Sanität, Einsatzunterstützung und Justizvollzug – betrifft. Im Laufe der Zeit hat sich nicht nur die Software weiterentwickelt, sondern auch die Anforderungen und Erwartungen der Beteiligten. Die hohe Komplexität der Organisation trifft auf eine ambitionierte technische Lösung. Das Resultat: viele offene Fragen, ein verzögerter Zeitplan und zunehmende Unsicherheit.
Warum ein Assessment?
In dieser schwierigen Lage entschloss sich der Projektauftraggeber zu einem strukturierten Assessment – mit dem Ziel, eine unabhängige Sicht auf Projektstand, Risiken und Handlungsfelder zu gewinnen. Die CSP AG führte anhand von bewährten Checklisten die Prüfung von Projektunterlagen und Software-Verträgen durch, und führte Interviews mit Schlüsselpersonen aus verschiedenen Organisationseinheiten durch.
Die Ergebnisse der Prüfung wurden entlang des CSP-Assessment-Modells aufbereitet und in mehreren Dimensionen wie Projektführung, -struktur und -umsetzung abgebildet.
Assessment mit Wirkung – was hat es gebracht?
Die Ergebnisse des Assessments wurden in einer Grafik verdichtet. Sie zeigt auf einen Blick:
- Wo besteht unmittelbarer Handlungsbedarf?
- Welche Themen müssen im Projekt vertieft abgeklärt oder aufgearbeitet werden?
- Welche Aspekte sind auf einem guten Kurs?
- Wo fehlen aktuell Informationen für eine fundierte Beurteilung?
Die Visualisierung sorgte in der Projektleitung für Aha-Momente: Plötzlich wurde sichtbar, welche Bereiche strukturell gut funktionieren (z.B. Stakeholder-Management, Projektkultur), und wo dringender Klärungsbedarf besteht – insbesondere bei der Planung & Controlling, Vertragsmanagement, Lieferanten- und Ressourcensteuerung und der Abnahme von Lieferergebnissen.
Ein zentrales Ergebnis war die fehlende Roadmap für die noch nicht integrierten Bereiche. Gleichzeitig ist die Gefahr gross, dass „nachzuholende“ Anforderungen nicht mehr budgetiert oder umgesetzt werden – mit allen Konsequenzen für Akzeptanz und Systemnutzung.
Das PM-Referenzmodell (PRM) der CSP
Erfolgsfaktoren für den weiteren Weg
Aus dem Assessment wurden konkrete Empfehlungen abgeleitet, u.a.:
- Projektplanung neu justieren: Realistische Meilensteine, klare Priorisierung und verbindliche Zeitfenster für alle Bereiche.
- Überarbeitung vertraglicher Aspekte mit der Lieferantin und Anpassung von Lieferobjekten, -Qualität und -Umfang basierend auf dem Anforderungsmanagement.
- Ressourcenverfügbarkeit sichern: Testphasen und Schulungen müssen aktiv geplant und mit Linienverantwortlichen abgestimmt werden.
- Kommunikation verbessern: Regelmässige, zielgruppenspezifische Informationen für alle Projektbeteiligten – nicht nur für den „inneren Kreis“.
- Testmanagement professionalisieren: Aufbau eines zentralen Testteams mit breiter fachlicher Abdeckung und strukturierter Testfallverwaltung.
- Verbindliche Projektabnahmen definieren: Vor Go-Live müssen Qualität und Vollständigkeit messbar und dokumentiert sein.
Fazit: Assessment als Wendepunkt
Das Assessment war kein Selbstzweck – es hat sichtbar gemacht, wo das Projekt steht, wo es droht zu entgleisen und wo Potenziale schlummern. Vor allem aber hat es die Auftraggeberschaft befähigt, mit mehr Klarheit, Systematik und Mut in die nächste Phase zu starten. Der Beitrag eines strukturierten Assessments liegt nicht nur in der Problembenennung, sondern in der Wirkung: Es schafft Fokus, Orientierung und Handlungsfähigkeit. Genau das, was Projekte in kritischen Phasen brauchen.
Sie planen ein ähnliches Assessment oder wollen Ihr Projekt auf Kurs bringen? Sprechen Sie mich an – wir bringen Struktur ins Projekt und Klarheit in die Entscheidungen.
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