Kernprozesse und Systeme | Öffentliche Beschaffung | Gesundheitswesen | Blog | 19. August 2021

In Teil 3 dieser Serie erklärt David Kern, worauf bei der Projektvorbereitung geachtet werden muss.

Verfasst von: David Kern

War die Evaluation erfolgreich? Haben Sie den besten Partner für sich gefunden und können es kaum erwarten, den neuen Booster endlich auch einzusetzen?

Damit sich der Booster nicht sogleich in einen Fallstrick verwandelt, gilt es in der Vorprojekt-Phase einige Dinge zu organisieren. Die alte Plattitüde: «Sag mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage Dir, wie es endet.» trägt durchaus viel Wahrheit in sich.

Worauf ist bei der Projektplanung zu achten?

Herzstück eines jeden erfolgreichen Projekts ist ein passender Projektplan. Er sollte verbindlich, für alle Personen im Kernteam verständlich, detailliert und trotzdem genügend flexibel gestaltet sein. In der Projektplanung wird häufig der Fehler gemacht, dass sich die Ausrichtung fast ausschliesslich an der Umsetzung des KIS orientiert. Vergessen Sie nicht, dass eine KIS-Implementierung eine Vielzahl von Schnittstellen- und allenfalls Umsystem-Anpassungen mit sich bringt. Hinter jedem Umsystem steckt ein anderer Partner, der informiert, involviert und eingeplant werden muss. Schaffen Sie hier ein Zielbild auf verschiedenen Layern (Applikations-, Schnittstellen- und Datenlayer), damit Sie mit den einzelnen Partnern Umsetzungsrisiken früh erkennen können.

Sorgen Sie für eine regelmässigen Austausch im Projektteam und frühzeitig geplanten Meetings mit allen relevanten Stakeholdern. Damit schaffen Sie einen Rhythmus, der auch intern Sicherheit vermittelt.

Ein Projekthandbuch verschafft Verbindlichkeit und Transparenz

Sie stehen vor einem der herausforderndsten Projekte im Gesundheitswesen. Neben der Planung sollten in der Projektvorbereitung typische Werkzeuge implementiert werden. Dafür eignet sich die Verfassung eines Projekthandbuchs, das mindestens nachfolgende Prozesse rudimentär beschreibt:

  • Projektorganisation: Wie organisieren wir uns im Projekt?
  • Planung: Wie gehen wir mit Planänderungen um?
  • Changemangement: Wie behandeln wir Änderungen im Projekt?
  • Risikomanagement: Was ist ein Risiko, was ist eine Chance und wie gehen wir damit um?
  • Kommunikation: Wie wird kommuniziert und wie gehen wir mit externen Partnern um?
Eine Stakeholderanalyse zeigt Risiken auf und bildet die Basis für eine erfolgreiche organisatorische Veränderung

Mit einem derartigen Projekt verändern Sie den Arbeitsalltag von vielen Berufsgruppen massgebend. Versuchen Sie bereits in der Projektvorbereitung alle relevanten Gruppen zu identifizieren und mögliche Risiken bei der Umsetzung herauszuschälen. Richten Sie dementsprechend Ihr Kommunikations- und Changekonzept darauf aus. Mit einem neuen KIS gehen derart viele Veränderung einher, dass Sie sonst eine kleine Palastrevolution riskieren. Um diese zu verhindern, ist eine stringente Projektorganisation sehr hilfreich.

Worauf ist bei der Projektorganisation zu achten?

Ein gute Projektorganisation widerspiegelt einerseits die verschiedenen Stakeholdergruppen und berücksichtigt Entscheidungswege. Versuchen Sie das Projektteam nicht zu gross anzulegen und arbeiten für weiterführende Aufgaben vermehrt mit einer Fachgruppe zusammen.

Ein bestehendes und im Betrieb voll eingebundenes KIS-Team kann den Zusatzaufwand für ein KIS-Projekt nicht stemmen. Organisieren Sie entsprechend zusätzliche Ressourcen. Oft macht es Sinn für einmalige oder sehr spezielle Tasks externe Unterstützung beizuziehen. Vor allem in der Rolle der Projektleitung hat sich in der Vergangenheit eine Co-Leitung mit einer internen und einer externen Person bewährt.

Abbildung 1: Projektorganisation
Einfluss auf das Vertragswerk

Alle Bestandteile der Projektvorbereitung haben direkten oder indirekten Einfluss auf das Vertragswerk. Betrachten Sie das Vertragswerk nicht nur als administratives Artefakt im Projekt. Ein gutes Werk enthält für das Projekt wichtige Leitplanken und Lösungsansätze für die verschiedensten, möglicherweise eintretenden Situationen. Auch schafft es bereits früh Transparenz und steuert die Erwartungen. Besprechen Sie daher das Vertragswerk auch mit dem Projektteam.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Bereits in der Projektvorbereitung stellen Sie die Weichen für eine erfolgreiche Betriebsübergabe. Stellen Sie sich folgende Fragen als Check für den Abschluss dieser Phase:

  • Ist die Betriebsorganisation definiert und bereits frühzeitig im Projekt eingeplant?
  • Sind Hardware-Beschaffungen bekannt und bestenfalls bereits initiiert?
  • Sind alle relevanten Stakeholder identifiziert und im Kommunikationskonzept berücksichtigt?
  • Fühlt sich das Projektteam für die bevorstehende Herausforderung gewappnet und ist bereit mit Know-how und Einsatz den Booster zu zünden?
Wieviel Zeit nimmt eine Projektvorbereitung in Anspruch?

Die Projektvorbereitungsarbeiten dauern normalerweise zwischen 3-6 Monate.

Nach den Vorbereitungsarbeiten und einem Kickoff folgt die Umsetzungsphase, in der Sie Ihr KIS implementieren und schlussendlich in einen geregelten Betrieb übergeben. Starten Sie wann immer möglich bereits mit einem aufgesetzten Test- und Demosystem. Dies hilft allen involvierten Personen, sich rasch in die jeweiligen Prozesse zu versetzen.

Welche Arbeiten und Themen in der letzten Projektphase anstehen, erfahren Sie in unserem nächsten Blogbeitrag vom 15.09.2021. – Worauf sollten Sie im Projektverlauf unbedingt achten?

Abbildung 2: Der Weg zu unserem KIS – als Booster

Sie haben Teil eins und zwei verpasst? Kein Problem, hier finden Sie die früheren Beiträge:

Unser KIS – Hemmschuh oder Booster? Schritt eins: Strategische Überlegungen

Unser KIS – Hemmschuh oder Booster? Schritt zwei: KIS Evaluation/Submission

Am 18. November 2021 führt die CSP den KIS-Praxistag durch. Dabei stellen 7 führende Anbietende ihr KIS-Lösungen mit Fokus E-Medikation vor. Weitere Informationen zu diesem Event und die Anmeldemöglichkeit finden Sie hier.