Ist das Projektteam bereit für die Umsetzung? Sind alle notwendigen organisatorischen Vorbereitungen durchgeführt und alle fiebern dem Kickoff und somit dem Start der Umsetzung entgegen?
Idealerweise strukturieren Sie die Umsetzung in verschiedene Phasen. Einen klassischen Ansatz (an Hermes angelehnt) finden Sie nachfolgend:
Worauf ist in der Phase Konzept zu achten?
Wie die Bezeichnung bereits impliziert, besteht die erste Phase fokussiert aus Konzeptarbeit. Damit gemeint sind eine Vielzahl von Konzepten. Die wichtigsten davon sind folgende mit jeweils einer Kernbotschaft:
- Detailkonzept klinische Prozesse und Dokumentation: Bei der Erarbeitung unbedingt die relevanten Stakeholder einbeziehen. Dafür ist eine zielorientiere Ressourcenplanung entscheidend.
- Migrationskonzept: Meistens sehr komplex oder zu umfassend. Oft hilft eine Migration in zwei Schritten, z.B. aktuelle Daten und darauffolgend historische Daten)
- Trainings- oder Ausbildungskonzept: Ein sehr effektives Konzept folgt dem Train the Trainer-Prinzip.
- Einführungskonzept: Nicht nur die Einführung des KIS an und für sich im Auge behalten, die Integrationsherausforderungen sind oftmals viel grösser.
- Test- und Abnahmekonzept: Genügend Zeit (Aufwand und Dauer) für die Integrations- und End2End Tests einberechnen.
- Ausfallkonzept: Das Finden eines passenden Ausfallkonzepts (Kosten vs. Nutzen) benötigt den Einbezug verschiedener Stakeholder.
- Betriebskonzept: Mit der Einführung gehen oftmals Organisationsänderungen im Betrieb einher. Die neuen Betriebsprozesse benötigen Zeit, um effizient und effektiv zu funktionieren.
- Integrationskonzept: Grundlage für ein gutes Einführungskonzept.
- ISDS-Konzept (inkl. Notfallkonzept, Berechtigungskonzept): Wird aufgrund immer höherer regulatorischer Anforderungen immer wichtiger.
Die genannten Konzepte müssen nicht unbedingt die Ausmasse einer Doktorarbeit einnehmen. Es sollten jedoch zu allen Punkten substanzielle Vorbereitungen getroffen werden.
Wenn konzeptionell und planerisch alle bekannten Unwägbarkeiten geklärt sind, dann geht es mit der Realisierung los.
Worauf ist in der Phase Realisierung zu achten?
Achten Sie darauf, dass sie bereits möglichst früh mit einem Testsystem arbeiten können. Spätestens in der Realisierungsphase sollten alle relevanten Stakeholder bereits erste Erfahrungen im Entwicklungs- oder Testsystem machen können.
Achten Sie darauf, dass dieses Entwicklungs- oder Testsystem auch den Namen verdient und mit einem sinnvollen Datenset bestückt, auch erste aussagekräftige Tests zulässt. Neben einem minimalen Datenset lohnen sich auch erste Schnittstellenanbindungen. Wenn Sie über keine integrierte Testumgebung verfügen, sollten Sie kreative Ideen für die Datenübertragung zulassen.
Neben letzten konzeptionellen Arbeiten (vorwiegend Einführungskonzept) und der Ausbildung der Super User stehen nämlich überwiegend Tests im Zentrum der Phase Realisierung.
Verlassen Sie die Phase Realisierung und geben Sie die Phase Einführung nur frei, wenn Sie sich ein genügend sicheres Gefühl mit Tests und Schulungen für den bevorstehenden Go-Live gemacht haben.
Worauf ist in der Phase Einführung zu achten?
Nun geht es los: Ihre Booster sind bereit!
Im Rahmen der Einführung lohnt sich die Organisation einer sogenannten Hypercare-Phase. Diese beinhaltet erhöhte Supportressourcen (z.B. Gangwache, eigene Hotline von der hauseigenen IT und vom Anbieter u.a.). So schaffen Sie Vertrauen und rasch Hilfe bei Fragen oder Problemen.
Die Inbetriebnahme selbst – je nach gewähltem Einführungsszenario – betrifft mehrere Prozesse. Dabei gehen schnell einmal wichtige Abläufe unter. Sind Sie sich bewusst, dass nicht alle Mitarbeitende Unterstützung im selben Umfang benötigen (abhängig von IT-Affinität, Erfahrung, organisatorische Abhängigkeit zum KIS etc.). Ihre Unterstützung sollte sich auf ihre Kernprozesse fokussieren (Patientenbehandlung), allenfalls mit zusätzlichen Personen für spezifische Themen (z.B. OPS, Notfall, Bettenplanung, Terminplanung).
Schliesslich sollten Sie sich bereits im Klaren sein, wie Sie mit nun zusätzlichen Anforderungen und Änderungswünschen umgehen. Der Appetit kommt bekanntlich beim Essen.
Rechnen Sie damit, dass ihr KIS Projekt mit dem Go-Live noch keineswegs zu Ende ist, sondern unter Umständen noch eine beachtliche Weile weitergeführt werden muss.
Sie haben die anderen Teile dieser Blogserie verpasst? Kein Problem, hier finden Sie die früheren Beiträge:
Unser KIS – Hemmschuh oder Booster? Schritt eins: Strategische Überlegungen
Unser KIS – Hemmschuh oder Booster? Schritt zwei: KIS Evaluation/Submission
Unser KIS – Hemmschuh oder Booster? Schritt drei: Projektvorbereitung
Am 18. November 2021 führt die CSP den KIS-Praxistag durch. Dabei stellen 7 führende Anbietende ihr KIS-Lösungen mit Fokus E-Medikation vor. Weitere Informationen zu diesem Event und die Anmeldemöglichkeit finden Sie hier.