Haben Sie sich nach den strategischen Überlegungen entschieden, Ihr KIS zum Booster zu machen? Dann freuen Sie sich auf die erfahrungsreiche Phase der KIS-Evaluation.
Was sind die rechtlichen Grundlagen für die KIS-Evaluation?
Als öffentliches Unternehmen sind Sie dazu verpflichtet, die KIS-Beschaffung unter Beachtung des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen durchzuführen. Aufgrund der geringen formalen Vorgaben ist der inhaltliche Gestaltungsspielraum entsprechend gross.
Unsere Erfahrung zeigt, dass es sich lohnt, schon viele produkt- und projektbezogene Themen im Rahmen der Ausschreibung zu definieren und im Submissionsprozess vorzugeben. So werden längere Vertragsverhandlungen nach dem Zuschlag vermieden. Dabei empfehlen wir neben den funktionalen und nicht funktionalen Anforderungen folgende Inhalte zu erarbeiten und dem potenziellen Partner vorzugeben:
- Angaben zur Beschaffungsstelle und zukünftigen Auftragnehmer
- Projektvorgehen
- Werkvertrag für die Projektumsetzung
- Betriebsvertrag und/oder Nutzungsvereinbarung
- Datenschutzvorgaben
- Formale Rahmenbedingungen (Termine, Form, Ablauf u.a.)
Worauf ist beim Erheben der Anforderungskriterien zu achten?
Der Anforderungs- und Kriterienkatalog bleibt das Kernstück der Ausschreibung. Um hier eine vollumfassende Sicht zu erhalten, empfehlen wir die Durchführung fachspezifischer Workshops mit geeigneten Fachpersonen. Damit Sie sich dabei nicht in Detaildiskussionen verlieren, nutzen Sie optimalerweise einen existierenden Kriterienkatalog, auf dem Sie aufbauen können.
Das Wichtigste ist, dass der Fokus der Workshops nicht nur darauf liegt, was im aktuellen KIS schlecht ist, sondern viel mehr – und das geht häufig vergessen – was im heutigen KIS gut gelöst ist und in einem neuen KIS nicht wegfallen darf. Die Workshops verschaffen Ihnen eine gute Vorstellung davon, was Ihr neues KIS zum Booster macht.
Wie gelangen Sie nun an die Offerten der verschiedenen Anbieter?
Die Ausschreibungsunterlagen werden auf SIMAP publiziert, das den Anbietenden Zugriff auf sämtliche Ausschreibungen und Unterlagen bietet. Während eines vordefinierten Zeitraums können Fragen zur Ausschreibung eingereicht und Angebote abgegeben werden. Nach Ablauf der Einreichungsfrist werden alle Offerten geöffnet und der Startschuss für die Beurteilungsphase fällt.
Wie objektivieren Sie den Entscheid für Ihr zukünftiges KIS?
Im Idealfall nutzen Sie für die Beurteilung der Offerten eine Anwendung, die den Beschaffungsprozess unterstützt und vereinfacht.
Dabei wird die Summe aller Anforderungen in die entsprechende Software integriert. Bei der Offertöffnung erfolgt eine erste qualitative Beurteilung der eingegangenen Angebote. Angebote, die nicht den formalen Vorgaben entsprechen, werden bereits bei diesem Schritt aus dem Verfahren ausgeschlossen. Danach beginnt die oft aufwändige Beurteilung der Angebote. Im Normalfall qualifizieren sich während dieser Phase aufgrund der Bewertung bereits eine Handvoll Anbieter für die Aufnahme in die Shortlist. Die Anbieter dieser Shortlist werden für eine Präsentation eingeladen, welche ebenfalls bewertet wird und in die Gesamtbeurteilung einfliesst. Mit Hilfe der verwendeten Bewertungs-Software erhalten Sie eine Rangfolge der auditierten Lösungen, aufgrund derer Sie sich für Ihren künftigen KIS-Partner und seine Lösung entscheiden. Haben Sie den neuen Booster für Ihr Unternehmen gefunden? Dann geht’s los mit den Vertragsverhandlungen.
Womit ist in den Vertragsverhandlungen zu rechnen?
Für die Vertragsverhandlungen gilt zu entscheiden, ob Sie als Auftraggeber den Vertrag vorgeben wollen oder Sie den Vorschlag des Anbieters übernehmen. Wie bereits erwähnt, lohnt es sich bei einer Vertragsvorgabe diesen schon in die Ausschreibungsunterlagen zu integrieren.
Weiter empfehlen wir, im Rahmen der Vertragsverhandlungen auch den Betriebsvertrag bereits zu verhandeln und nicht zu warten bis kurz vor Einführung des neuen KIS-Boosters.
Erfahrungsgemäss laufen die Vertragsverhandlungen meist reibungslos. Allerdings kann es vorkommen, dass sich die Vertragsverhandlungen unvorhergesehen in die Länge ziehen; dies hängt stark von der Detail-Tiefe der Verträge ab. Nun haben Sie die verschiedenen Schritte der Ausschreibung kennengelernt, aber…
…wieviel Zeit nimmt eine KIS-Ausschreibung in Anspruch?
Ist die KIS-Strategie festgelegt und die Kapazitäten aller an der Ausschreibung zu beteiligenden Personen vorhanden, kann eine KIS-Ausschreibung innerhalb 9 bis 12 Monaten durchgeführt werden. Ungefähr ein Drittel benötigen Sie dabei für die Vorbereitung & Zusammenstellung des Vorprojekt-Teams, ein Drittel für die Erstellung des Pflichtenheftes und ein Drittel für die Findung des Vergabeentscheides und die Vertragsverhandlungen.
Nach Bekanntgabe des Vergabeentscheides und Ausarbeitung des Vertrages mit dem Anbieter folgt die Realisierungsphase, in der Sie Ihr KIS für den zukünftigen Betrieb vorbereiten.
Welche Arbeiten und Themen in dieser spannenden und intensiven Phase anstehen, erfahren Sie in Teil 3 unserer Blogserie vom 18.08.2021.: Wie bereiten Sie sich optimal auf ein derart herausforderndes Projekt vor?
Sie haben Teil 1 verpasst? Hier geht es zum Artikel in dem David Kern über die strategischen Überlegungen im Vorfeld informiert.
Am 18. November 2021 führt die CSP den KIS-Praxistag durch. Dabei stellen 7 führende Anbietende ihr KIS-Lösungen mit Fokus E-Medikation vor. Weitere Informationen zu diesem Event und die Anmeldemöglichkeit finden Sie hier.