Welches Kollaborationstool ist für Ihre Organisation sinnvoll?
Diese Entscheidung ist wichtig und selten banal. Wenn Sie als Führungsperson in einer Verwaltung oder in einem Spital über M365 oder ein anderes Kollaborationstool nachdenken, geht es nicht nur um Funktionen, Lizenzen oder technische Möglichkeiten. Sie entscheiden damit auch darüber, wie Ihre Organisation Zusammenarbeit gestaltet, Informationen austauscht und Verantwortung wahrnimmt.
Als Organisation im öffentlich-rechtlichen Kontext befinden Sie sich in einem anspruchsvollen Spannungsfeld: Einerseits besteht der Wunsch nach zeitgemässer digitaler Zusammenarbeit, andererseits dürfen Sicherheit, Verlässlichkeit und Steuerbarkeit nicht aus dem Blick geraten. Ihr Alltag ist bestimmt durch sensible Daten, viele Anspruchsgruppen, vielfältige regulatorische Anforderungen und historisch gewachsene Strukturen. Daraus ergeben sich Fragen zum Datenschutz, zur Wirtschaftlichkeit und zur praktischen Umsetzbarkeit.
Wie steige ich also richtig ins Thema ein?
Ein Kollaborationstool ist nie nur Software. Mit Ihrer Entscheidung beeinflussen Sie Prozesse, Verantwortlichkeiten, Datenablage, Compliance und den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden. Wenn Sie nur auf Funktionen oder Lizenzkosten schauen, greifen Sie zu kurz. Für Sie als Führungsperson ist es entscheidend, die Frage breiter zu stellen: Welche Lösung passt zu Ihrem Auftrag, zu Ihren regulatorischen Anforderungen und zu Ihrer Organisationskultur? Gerade in der Verwaltung und im Spital braucht es einen Entscheid, der nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch tragfähig ist.
Ok, ich habe mich entschieden, ein Kollaborationstool zu nutzen. Alle sprechen von M365. Ist das auch die richtige Wahl für mich?
Microsoft 365 bietet viele Vorteile: breite Funktionalität, hohe Integration und häufig bereits vorhandene Lizenzen. Dadurch wirkt die Lösung auf den ersten Blick besonders attraktiv.
Gleichzeitig sollten Sie als Führungsperson auch die Folgewirkungen im Blick behalten. Mit der Einführung oder dem Ausbau von M365 entstehen auch neue Abhängigkeiten, technisch, organisatorisch und wirtschaftlich. Deshalb lohnt es sich, den Nutzen immer gemeinsam mit Fragen zum Datenschutz, zur Governance, zur Exit-Fähigkeit und zur langfristigen Steuerbarkeit zu betrachten.
Im konkreten Fall hilft Ihnen eine umfassende, faktenbasierte Risikoanalyse eine pragmatische Bewertung der zur Verfügung stehenden Varianten vorzunehmen und damit einen Tool-Entscheid ausserhalb von ideologischen Diskussionen zu treffen.
Dann muss ich also nur ein gutes Produkt finden und kann direkt beginnen?
Ein tragfähiger Entscheid beginnt nicht mit einem Vergleich von Tools, sondern mit einer ehrlichen Standortbestimmung. Sind Ziele, Prozesse, Verantwortlichkeiten, Governance und Risiken in Ihrer Organisation ausreichend geklärt?
Denn auch ein leistungsfähiges Tool entfaltet nur dann Wirkung, wenn Ihre Organisation bereit dafür ist. Andernfalls schaffen Sie möglicherweise mehr Komplexität und Abstimmungsaufwand, statt die Zusammenarbeit gezielt zu verbessern.
Darum: Prüfen Sie Alternativen – aber immer im Gesamtkontext Ihrer Organisation
Auch Alternativen zu M365 sollten Sie lösungsneutral prüfen. Insbesondere dann, wenn Aspekte wie digitale Souveränität, Datenschutz oder die Einbettung in Ihre IT-Architektur für Ihre Organisation besonders relevant sind.
Wichtig ist, dass Sie weder aus Gewohnheit noch aus grundsätzlicher Ablehnung entscheiden. Ausschlaggebend ist, welche Lösung fachlich, organisatorisch und strategisch am besten zu Ihrer Organisation passt.
Fazit
Wenn Sie über M365 oder ein anderes Kollaborationstool entscheiden, treffen Sie keine reine Technologieentscheidung. Sie treffen eine Führungsentscheidung.
Wichtig ist, dass die gewählte Lösung zu Ihrer Organisation, zu Ihren Compliance-Vorgaben und zu Ihren technischen Rahmenbedingungen passt. Dabei spielen Fragen der Aufbau- und Ablauforganisation ebenso eine Rolle wie Datenschutz, Governance und der verantwortungsvolle Einsatz von M365.
Wenn Sie dazu eine Einschätzung aus der Praxis wünschen, stehen Ihnen Ursula Berset und Lena Rammlmair gerne als Ansprechpersonen zur Verfügung.