Im Regierungsprogramm 2017 – 2021 hat die Regierung Liechtensteins beschlossen, eine Digitale Agenda auszuarbeiten. Im März 2019 wurde die Digitale Agenda Liechtensteins publiziert, im April 2019 folgte die E-Government Strategie und im September 2020 das überarbeitete E-Government Gesetz. Letzteres kam mit einem klaren Auftrag an die Behörden: Die Schaffung der technischen und organisatorischen Voraussetzungen für eine elektronische Kommunikation nach Art. 5 bis spätestens 1. Januar 2023 und die Schaffung der entsprechenden technischen Schnittstellen bis zum 31. Dezember 2026.
Für die AHV-IV-FAK Liechtenstein war klar: Es ist Zeit, die Digitalisierung strukturiert in Angriff zu nehmen! Doch wie und wo starten? Wie umsetzen? Dafür hat sich die AHV-IV-FAK Unterstützung eines externen Experten für die Digitalisierung gesucht. Die CSP-AG konnte den Auftrag gewinnen und unterstützt die AHV-IV-FAK seither.
Das Ziel war es, dem Regierungsauftrag gerecht zu werden, aber auch generell das Digitalisierungspotenzial der AHV-IV-FAK aufzudecken und zu entfalten.
Statt gleich in Aktionismus zu verfallen und die vielleicht auf Anhieb ersichtlichen Projekte zu digitalisieren, hat sich die Projektleitung gemeinsam mit der Direktion der AHV-IV-FAK dazu entschlossen, sich einen Überblick über die Digitalisierungsprojekte zu verschaffen und eine Digitalisierungsroadmap zu entwickeln. Und dies gemeinsam mit den Mitarbeitenden der AHV-IV-FAK.
Die CSP griff dazu auf die bewährte Methodik «CSPdiroma» zurück. Teamleiter aller Fachbereiche (Beiträge und Leistungen, zentrale Dienste und Stäbe) wurden zu einem gemeinsamen Kick-Off eingeladen und in die Methodik eingeführt. Die Kriterien zur Evaluation von Digitalisierungsprojekten wurden validiert – und noch viel wichtiger: Jeder Teamleiter wurde involviert und erhielt im Workshop den Auftrag, ein Team für die Identifikation und Evaluation des Digitalisierungspotentials zu berufen.
Es folgten Workshops mit jedem Fachbereich – nicht nur mit deren Teamleitern, sondern auch mit den operativen Sachbearbeitern. Auch die internen Fachbereiche Personal, Marketing, Finanzen und Rechtsabteilung durchliefen die Workshops. In diesen Workshops analysierten die Teams ihre internen Prozesse sowie – priorisiert – ihre Kommunikationskanäle gegen aussen, um Optimierungspotenzial freizulegen. Es wurden alle Probleme, Ideen und Potenziale, die aufkamen, ohne Bewertung festgehalten. Die CSP fungierte dabei als «Enabler» und «Moderator» der Workshops – der Lead blieb bei den Fachteams. Es war erfreulich zu sehen, wie die Mitarbeitenden in ihren Teams von 2 – 4 Leuten aufgeblüht sind und anhand des strukturierten Durchgehens der vorhandenen Prozesse sowie anhand von Digitalisierungsbeispielen immer mehr Digitalisierungspotential entdeckten.
Während die Erfüllung des Regierungsauftrags im Fokus stand, hat sich schnell herausgestellt, dass nicht nur im Austausch mit staatlichen und privaten Betrieben, sondern auch intern einiges an Digitalisierungspotenzial steckt.
Anhand des Werkzeugs CSPdiroma haben die Teams in einem weiteren Schritt die Digitalisierungspotentiale und möglichen Digitalisierungsprojekte nach Kriterien der Wirtschaftlichkeit und Machbarkeit evaluiert. Unter anderem wurden auch die Digitalisierungsprinzipien der Talinn-Deklaration sowie das Querschnittpotential für andere Fachteams in die Bewertung miteinbezogen. Auch hier: Die Teams waren selbst im Lead und haben die erhebliche Arbeit geleistet. Die CSP-Moderatoren haben die Teams in diesem Prozess «lediglich» unterstützt, sprich, mit dem richtigen Werkzeug und dem wesentlichen Hintergrundwissen ausgestattet.
Aus den gesammelten Digitalisierungsvorhaben ergaben sich Digitalisierungsprojekte für jedes Fachteam, die von ihnen selbst entwickelt, priorisiert und freigegeben wurde. Die CSP-Projektleitung hat all diese Digitalisierungsprojekte in ein übergreifendes Digitalisierungsprogramm integriert und eine Roadmap daraus erstellt. Dabei wurden Schnittstellen, Kollisionen, Kollaborationen und Überschneidungen identifiziert und konsolidiert. Die insgesamt 57 Vorhaben konnten auf 21 reduziert werden – ohne an relevantem Nutzen einzubüssen. Im Gegenteil, es wurden auch Synergien freigesetzt: die Teams konnten gleiche und ähnliche Wünsche, Herausforderungen und Ideen der einzelnen Fachbereiche feststellen, zusammenführen und gemeinsame Lösungsansätze entwickeln.
Die CSP hat die Ergebnisse in einer Studie und Digitalisierungsroadmap dokumentiert und an einem gemeinsamen Event präsentiert. Aus der gemeinsam entwickelten Digitalisierungsroadmap wurde in der Folge das Digitalisierungsprogramm entwickelt, welches zur Umsetzung der 21 Vorhaben in 8 Teilprojekten führte.
Das Ergebnis: Ein übergreifendes Digitalisierungsprogramm inklusive Digitalisierungsroadmap, hinter welchem nicht nur die Vorgesetzten stehen, sondern die gesamte Unternehmung. Nun galt es, dieses positive Momentum in die Umsetzung der Projekte mitzunehmen. Denn die CSP darf die AHV-IV-FAK nun auch in der Realisierung der identifizierten Projekte unterstützen.
Zwei Jahre später kann man sagen: Die ersten Projekte sind umgesetzt, weitere sind in Umsetzung – und die Motivation der AHV-IV-FAK Mitarbeitenden ist immer noch hoch. Das macht Spass! Und die Investition in die strukturierte Analyse des Digitalisierungspotentials hat sich definitiv gelohnt…
Konkrete Umsetzungen aus der Digitalisierungsroadmap sind bspw.
- der Einsatz von Robot Processed Automation (RPA) für wiederkehrende und zeitaufwändige Prozesse,
- die Einführung des interaktiven Formularservers,
- die Nutzung einer Recruiting-Software,
- die Ermöglichung des zentralen Stammdatenabgleiches mit der Landesverwaltung,
- die Einführung eines Signaturservers für Amtssiegel.
Brauchen auch Sie einen Partner bei der Erstellung einer Digitalisierungsroadmap oder deren Umsetzung? Dann nehmen Sie mit René Stock Kontakt auf.
CSPservice Diroma
Mit dem CSPservice CSPdiroma (DIgitalisierungsROadMAp) identifizieren und setzen Sie strukturiert Ihr Digitalisierungspotenzial frei und digitalisieren Ihre Prozesse bis zum Kunden und bis zum Lieferanten, ohne Medienbrüche.